Preis kalkulieren als Selbstständiger: So rechnest du Schritt für Schritt

Wer sich selbstständig macht, muss schnell eine Zahl nennen: Was kostet deine Arbeit oder dein Produkt? Viele wollen ihren Preis kalkulieren, orientieren sich dann aber am Preis der Konkurrenz oder am alten Gehalt, teilen es durch 160 Stunden und hoffen, dass es aufgeht. Meistens geht es nicht auf. Wenn du als Selbstständiger deinen Preis kalkulieren willst, musst du mehr einrechnen als die reine Arbeitszeit: Miete, Software, Versicherungen, Steuern, Urlaub, Krankheit und die vielen Stunden, die dir kein Kunde bezahlt.

In diesem Ratgeber rechnest du Schritt für Schritt vom Jahresbedarf über die abrechenbaren Stunden bis zum Stundensatz. Danach geht es um die Preiskalkulation für Dienstleistungen und für Produkte, um die Umsatzsteuer, typische Fehler und die Nachkalkulation. Alle Rechenbeispiele sind ausgedachte Werte. Setze einfach deine eigenen Zahlen ein, zum Beispiel in einer Excel-Tabelle.

Was gehört in die Preiskalkulation?

Die Preiskalkulation ist die Rechnung, mit der du aus deinen Kosten, deiner Arbeitszeit und deinem Gewinnziel einen Verkaufspreis ableitest. Bei Dienstleistungen kommt dabei ein Stundensatz, Tagessatz oder Festpreis heraus, bei Produkten ein Listenpreis pro Stück.

Sie besteht immer aus drei Teilen: den Kosten, dem Gewinn und der Zeit, die du wirklich verkaufen kannst. Auf der Rechnung steht am Ende nur eine Zahl, aber in ihr stecken dein Einkommen, deine Steuern, deine Versicherungen, deine Betriebskosten und das Risiko, dass mal ein Auftrag ausfällt. Genau deshalb reicht es nicht, den Preis eines Mitbewerbers zu übernehmen. Wer als Selbstständiger seinen Preis kalkulieren will, rechnet mit den eigenen Zahlen.

Warum du deinen Preis nicht aus dem Bauch festlegen solltest

Der häufigste Denkfehler: Das alte Gehalt als Maßstab

Ein typisches Beispiel: Du hast als Angestellter 3.500 € brutto im Monat verdient und willst als Selbstständiger genauso viel. Du teilst das Gehalt durch 160 Stunden und kommst auf rund 22 € pro Stunde. Dieser Wert ist deutlich zu niedrig. Als Angestellter hat dein Arbeitgeber die Hälfte der Sozialabgaben getragen, Urlaub und Krankheit bezahlt, Arbeitsplatz und Laptop gestellt und die Buchhaltung erledigt. Als Selbstständiger trägst du das alles selbst, und zwar aus dem Stundensatz, den du verlangst.

Dazu kommt, dass du nie alle Stunden verkaufen kannst. Angebote schreiben, Rechnungen erstellen, E-Mails beantworten und neue Kunden suchen kosten Zeit, für die dich niemand bezahlt. Wer das beim Preis kalkulieren nicht einrechnet, arbeitet viel und verdient wenig.

Eine saubere Preiskalkulation ist deshalb kein Papierkram. Sie entscheidet, ob du am Jahresende Gewinn machst, ob du Rücklagen bilden kannst und ob du Aufträge ablehnen darfst, die sich nicht lohnen. Wer seinen Preis kalkulieren kann, verhandelt auch sicherer, weil er seine Untergrenze kennt.

Stundenlohn und Stundensatz: Der Unterschied

Der Stundenlohn ist das, was ein Angestellter pro Arbeitsstunde ausgezahlt bekommt. Der Stundensatz ist das, was du einem Kunden pro Stunde in Rechnung stellst. Beide Begriffe klingen ähnlich, meinen aber etwas anderes. In deinem Stundensatz stecken dein Lohn, deine Kosten, deine Steuern, deine Vorsorge und die Zeit, die du nicht verkaufen kannst. Als grobe Faustregel gilt: Wer als Angestellter 50.000 € brutto verdient hat, braucht als Selbstständiger oft ungefähr den doppelten Umsatz, um denselben Lebensstandard zu halten. Die Zahl ist nur eine Orientierung. Deine eigene Rechnung ersetzt sie nicht. Beim Preis kalkulieren als Selbstständiger zählt der Stundensatz, nicht der alte Stundenlohn.

Was ein zu niedriger Preis dich kostet

Ein Preis unter deinem Bedarf fällt oft erst nach Monaten auf, wenn die Rücklagen weg sind oder die Steuernachzahlung kommt. Außerdem ist er schwer zu korrigieren: Kunden, die einmal 40 € pro Stunde gezahlt haben, akzeptieren 80 € nur mit einer guten Begründung. Wer sich gerade erst selbstständig machen will, sollte den Preis deshalb von Anfang an aus den eigenen Kosten ableiten und nicht nach Gefühl festlegen.

Diese Kosten musst du beim Preis kalkulieren einrechnen

Der erste Schritt, wenn du als Selbstständiger deinen Preis kalkulieren willst, ist der Jahresbedarf. Gemeint ist die Summe, die du in zwölf Monaten einnehmen musst, damit du leben kannst, alle Rechnungen zahlst und etwas übrig bleibt. Er besteht aus vier Blöcken.

Unternehmerlohn und private Lebenshaltung

Der Unternehmerlohn ist der Betrag, den du dir selbst auszahlst. Rechne mit dem Netto, das du zum Leben brauchst: Miete, Essen, Auto, Freizeit und Urlaub. Im Beispiel sind das 30.000 € im Jahr.

Betriebskosten und Fixkosten

Zu den Betriebskosten zählt alles, was dein Geschäft kostet, auch wenn gerade kein Auftrag läuft: Arbeitsplatz oder Coworking, Software, Telefon, Internet, Berufshaftpflicht, Steuerberater, Website, Weiterbildung und die Anschaffung von Laptop oder Kamera, verteilt auf die Nutzungsdauer. Diese Fixkosten laufen weiter, wenn du krank bist oder Urlaub machst. Beim Preise kalkulieren darfst du sie nicht vergessen.

Steuern, Krankenversicherung und Altersvorsorge

Als Selbstständiger zahlst du Kranken- und Pflegeversicherung komplett selbst. Dazu kommt die Altersvorsorge, denn es gibt keinen Arbeitgeber, der Beiträge zur Rentenversicherung abführt. Die Einkommensteuer wird auf den Gewinn berechnet, nicht auf den Umsatz, und oft werden Vorauszahlungen fällig. Lege deshalb eine Steuerrücklage an und kläre die genaue Höhe mit einem Steuerberater.

Rücklagen und Risikopuffer

Plane einen Puffer für auftragsarme Monate, Zahlungsausfälle und unerwartete Ausgaben ein. Als Startwert eignen sich rund 10 % des Jahresbedarfs. Wer mit wenig Startkapital gründet, kann die Betriebskosten im ersten Jahr oft klein halten, sollte den Puffer aber trotzdem nicht streichen.

Diese 68.000 € musst du im Beispiel pro Jahr einnehmen, damit die Preiskalkulation aufgeht. Es sind Beispielwerte und keine Steuerberatung. Deine Zahlen können deutlich abweichen.

Lege dir für diese Rechnung eine einfache Excel-Tabelle an: eine Spalte für die Position, eine für den Betrag, eine für den Rhythmus (monatlich oder jährlich). Wer monatliche Kosten mit zwölf multipliziert, übersieht am wenigsten. Ein kostenloser Stundensatzrechner hilft beim Gegenprüfen, ersetzt aber nicht deine eigene Rechnung, weil er deine Steuer- und Versicherungslage nicht kennt.

Abrechenbare Stunden realistisch planen

Der zweite Teil der Preiskalkulation entscheidet, ob dein Preis aufgeht: Wie viele Stunden im Jahr kannst du tatsächlich einem Kunden in Rechnung stellen? Die Zahl liegt meist weit unter dem, was man erwartet.

Von 365 Tagen zu den echten Arbeitstagen

Bei acht Stunden pro Tag ergibt das 1.712 Arbeitsstunden im Jahr. Verkaufen kannst du davon aber nur einen Teil, und genau an dieser Stelle verrechnen sich viele, wenn sie ihren Preis kalkulieren.

Nicht abrechenbare Zeit: Akquise, Verwaltung, Weiterbildung

Angebote, Buchhaltung, Social Media, Kundengespräche vor dem Auftrag, Korrekturen, die du nicht berechnest, und Leerlauf zwischen Projekten gehören zur nicht abrechenbaren Zeit. Für den Start ist ein Anteil von etwa 60 % abrechenbarer Stunden ein vorsichtiger Wert. Bei 1.712 Stunden bleiben dann rund 1.027 abrechenbare Stunden. Wer viel Akquise machen muss, landet darunter, wer feste Stammkunden hat, kann auf 70 % kommen. Wer hier zu optimistisch plant, wird seinen Preis zu niedrig kalkulieren.

Bist du nebenberuflich selbstständig, wird die Rechnung enger. Mit zehn bis fünfzehn Stunden pro Woche kommst du im Jahr auf etwa 500 bis 700 Arbeitsstunden, von denen vielleicht 300 bis 400 abrechenbar sind. Die Fixkosten verteilen sich dann auf weniger Stunden, und der Stundensatz muss entsprechend höher liegen.

Stundensatz berechnen: Formel und Rechenbeispiel

Mindeststundensatz und Zielstundensatz

Damit du als Selbstständiger deinen Preis kalkulieren kannst, brauchst du eine feste Formel. Der Mindeststundensatz deckt gerade so deinen Jahresbedarf. Du teilst den Jahresbedarf durch die abrechenbaren Stunden:

Mindeststundensatz = Jahresbedarf ÷ abrechenbare Stunden

Den Zielstundensatz erhältst du, wenn du einen Gewinnaufschlag dazurechnest. Er schafft Spielraum für bessere Ausstattung, Weiterentwicklung oder ein schwächeres Jahr. Üblich sind 10 bis 20 %. Eine kurze Erklärung mit zwei Leitfragen zur Berechnung findest du auch bei der KfW Gründerplattform.

Rechenbeispiel Schritt für Schritt

• Jahresbedarf: 68.000 €
• Abrechenbare Stunden: 1.027
• Mindeststundensatz: 68.000 € ÷ 1.027 = 66,21 €
• Gewinnaufschlag von 10 %: 66,21 € × 1,10 = 72,83 € netto
• Mit 19 % Umsatzsteuer: 72,83 € × 1,19 = 86,67 € brutto

So kannst du als Selbstständiger deinen Preis berechnen: Dein Zielwert liegt in diesem Beispiel bei rund 73 € netto pro Stunde. Das ist deutlich mehr als die 22 €, die der Vergleich mit dem alten Gehalt ergeben hat.

Was bei weniger Auslastung passiert

Zehn Prozentpunkte weniger Auslastung machen deinen nötigen Stundensatz um rund 9 bis 13 € teurer. Wähle deshalb beim Preis kalkulieren lieber die vorsichtige Variante, vor allem im ersten Jahr.

Vom Stundensatz zum Tagessatz

Den Tagessatz bekommst du, wenn du den Stundensatz mit acht multiplizierst: 72,83 € × 8 = 582,64 € netto. Er passt, wenn Kunden dich ganztägig buchen, etwa als Berater, Trainer oder Fotograf. Rechne Vorbereitung und Nachbereitung in den Tagessatz mit ein, sonst arbeitest du am Ende unbezahlt. Bei längeren Buchungen geben manche Selbstständige einen kleinen Tagesrabatt von 5 bis 10 %. Wenn du das planst, kalkuliere ihn vorher ein.

Break-even: Wie viele Stunden oder Aufträge du brauchst

Wenn du deinen Preis kennst, kannst du rückwärts rechnen: Wie viele Stunden musst du verkaufen, bis dein Jahresbedarf gedeckt ist? Diese Rechnung heißt Break-even. Du teilst deinen Bedarf durch den Stundensatz. Im Beispiel liegt der Bedarf ohne Puffer bei 61.800 €. Bei 72,83 € pro Stunde sind das 61.800 ÷ 72,83 = 849 abrechenbare Stunden. Mit Puffer (68.000 €) sind es 934 Stunden.

Bei Festpreisen rechnest du in Aufträgen. Kostet eine kleine Website 3.500 € netto, brauchst du 61.800 ÷ 3.500 = rund 18 Aufträge im Jahr, also anderthalb pro Monat. Schaffst du das mit deiner Zeit und deiner Akquise? Wenn nicht, ist entweder der Preis zu niedrig, oder das Angebot muss sich ändern. Mit dieser Rechnung prüfst du deine Preiskalkulation, bevor du anfängst, und merkst Probleme nicht erst nach einem halben Jahr.

Drei Methoden der Preisfindung: Kosten, Wettbewerb und Nachfrage

Bevor du dich für ein Preismodell entscheidest, lohnt der Blick auf die drei klassischen Wege, Preise festzulegen. In der Praxis mischst du sie, aber eine Methode sollte die Basis sein.

Kostenorientierte Preiskalkulation

Bei dieser Preiskalkulation rechnest du von unten nach oben: erst die Kosten, dann der Gewinn, daraus ergibt sich der Preis. Diese Methode nutzt du in diesem Ratgeber, weil sie dir die Preisuntergrenze liefert. Ohne sie weißt du nicht, ab wann ein Auftrag Verlust bringt. Der Nachteil: Sie sagt nichts darüber, ob Kunden den errechneten Preis auch zahlen.

Wettbewerbsorientierte Preisbildung

Hier richtest du dich nach den Preisen vergleichbarer Anbieter. Das schützt dich davor, völlig am Markt vorbeizuplanen. Hilfreich ist es aber nur, wenn deine Kosten ähnlich liegen. Sind sie höher, arbeitest du bei gleichem Preis mit weniger Gewinn. Wer nur die Konkurrenz kopiert, kann sich außerdem in einen Preiskampf ziehen lassen, den er nicht gewinnt.

Nachfrageorientierte Preisbildung

Bei dieser Methode fragst du, was dem Kunden die Leistung wert ist. Ein Webdesigner, der für einen Online-Shop mit 200.000 € Jahresumsatz den Bestellvorgang verbessert, kann mehr verlangen als für eine einfache Visitenkarten-Seite, obwohl der Aufwand ähnlich ist. Die Methode passt zu Beratung und spezialisierten Leistungen, setzt aber voraus, dass du den Nutzen für den Kunden benennen kannst.

Für den Alltag gilt: Die Kostenrechnung bestimmt, wo dein Preis nicht liegen darf. Markt und Nutzen bestimmen, wie weit darüber du gehen kannst. Wer beides kennt, kann als Selbstständiger seinen Preis kalkulieren, ohne sich zu verschätzen.

Preis kalkulieren für Dienstleistungen: Stunde, Tag oder Festpreis?

Der Stundensatz ist deine Rechengrundlage für jede Preiskalkulation im Dienstleistungsbereich, aber nicht immer die Art, wie du abrechnest. Welches Modell zu dir passt, hängt von deiner Branche und von deinen Kunden ab. Die Preise kalkulieren musst du in jedem Fall, nur das Angebot sieht am Ende anders aus. Ein Blick auf verschiedene Geschäftsmodelle zeigt, wie unterschiedlich Dienstleister ihre Preise aufbauen. Vier Varianten kommen besonders häufig vor.

Wann der Stundensatz passt

Der Stundensatz eignet sich, wenn der Aufwand schwer zu schätzen ist, etwa bei laufender Betreuung, Beratung oder Aufträgen mit offenem Ende. Du hältst die Zeit fest und rechnest sie ab. Der Nachteil: Wer schneller arbeitet, verdient weniger, und mancher Kunde scheut eine Summe, die vorher nicht feststeht.

Festpreis und Paketpreis

Beim Festpreis nennst du dem Kunden vorab eine Summe für ein klar beschriebenes Ergebnis. Du schätzt die Stunden, multiplizierst sie mit deinem Stundensatz und rechnest etwa 20 % Puffer für Rückfragen und Änderungen dazu. Beispiel: Für eine kleine Website schätzt du 40 Stunden. 40 × 72,83 € ergibt 2.913,20 €. Mit 20 % Puffer sind es 3.495,84 €, also rund 3.500 € netto.

Beim Paketpreis bündelst du feste Leistungen zu einem Angebot, zum Beispiel Logo, Visitenkarte und Vorlagen für Social Media. Lege fest, wie viele Korrekturschleifen enthalten sind. Jede weitere Runde berechnest du extra.

Projektpauschale und Retainer

Eine Projektpauschale gilt für ein größeres Vorhaben mit mehreren Etappen und wird oft in Teilzahlungen aufgeteilt. Beim Retainer zahlt der Kunde jeden Monat einen festen Betrag für ein vereinbartes Stundenkontingent. Das gibt dir planbare Einnahmen und macht die Preiskalkulation einfacher.

Einstiegspreis, Lernpreis und Pilotprojekt

Am Anfang ist die Versuchung groß, günstig zu starten, um erste Kunden zu bekommen. Das kann funktionieren, wenn du es bewusst steuerst. Setze einen Einstiegspreis nur für wenige Aufträge ein, nenne ein Enddatum und lege schriftlich fest, was danach gilt. Ein Pilotprojekt mit klar begrenztem Umfang zu einem reduzierten Preis lohnt sich, wenn du dafür eine Referenz, eine Empfehlung oder ehrliches Feedback bekommst.

Schreibe auf der Rechnung immer den vollen Preis und weise den Nachlass extra aus. So bleibt dein Wert sichtbar. Wer dauerhaft billig beginnt, bekommt später schwer mehr, weil Kunden den ersten Preis als Maßstab behalten. Dein Mindeststundensatz bleibt auch beim Pilotprojekt die Untergrenze deiner Preiskalkulation.

Stundensatz oder Pauschale im Vergleich

Preis kalkulieren für Produkte: Selbstkosten, Gewinn und Rabatte

Wer Waren herstellt oder verkauft, rechnet etwas anders. Hier geht es beim Preis kalkulieren nicht um den Stundensatz, sondern um die Selbstkosten pro Stück. Die übliche Methode ist die Zuschlagskalkulation: Du ermittelst die direkten Kosten eines Produkts und schlägst Anteile für die übrigen Kosten und den Gewinn auf. Verkaufst du deine Waren online, findest du im Ratgeber zum Online-Business starten weitere Grundlagen. Verbindest du Dienstleistung und Ware, etwa als Fotografin, die auch Prints verkauft, führst du die Preiskalkulation für beide Teile getrennt durch und addierst sie am Ende.

Selbstkosten berechnen

Zu den Selbstkosten zählen die Einzelkosten (Material, Verpackung, Arbeitszeit für das einzelne Stück) und die Gemeinkosten (Miete, Software, Versand, Marketing), die du als Prozentzuschlag auf die Einzelkosten verteilst. Das Beispiel zeigt eine handgemachte Kerze im Glas, für die du 20 Minuten brauchst. Dein Stundensatz für die Fertigung liegt bei 36 €.

Gewinnaufschlag und Barverkaufspreis

Auf die Selbstkosten kommt dein Gewinnaufschlag. Im Beispiel sind es 25 %: 21,51 € × 0,25 = 5,38 €. Das ergibt den Barverkaufspreis von 26,89 €. Diese Zahlen gehören später auch in deinen Businessplan, wo sie die Rentabilitätsplanung stützen. Verkaufst du an Händler oder gibst Preisnachlässe, musst du Rabatt und Skonto schon im Listenpreis berücksichtigen.

Rabatt und Skonto vorher einrechnen

Beim Preis kalkulieren für Waren wird der Rabatt am häufigsten vergessen. Willst du Händlern 20 % Rabatt geben, teilst du den Barverkaufspreis durch 0,80: 26,89 € ÷ 0,80 = 33,61 € netto. Mit 19 % Umsatzsteuer ergibt das einen Endpreis von rund 40,00 €.

Ein einfacheres Beispiel zeigt die häufigste Falle. Du möchtest 900 € erhalten und planst 10 % Rabatt ein. Richtig ist 900 € ÷ 0,9 = 1.000 €. Wer stattdessen 10 % auf 900 € aufschlägt, kommt auf 990 €, und nach dem Rabatt bleiben nur 891 € übrig.

Marge und Aufschlag nicht verwechseln

Der Aufschlag ist ein Prozentsatz auf deine Kosten, die Marge ein Prozentsatz auf den Verkaufspreis. Beispiel: Du kaufst eine Ware für 60 € ein und schlägst 25 % auf. Der Verkaufspreis liegt dann bei 75 €. Dein Gewinn von 15 € entspricht 20 % des Verkaufspreises, nicht 25 %. Wenn du 25 % Marge erreichen willst, rechnest du 60 € ÷ (1 − 0,25) = 80 €.

Marktpreis prüfen, bevor du deinen Preis festlegst

Deine Kalkulation liefert die Preisuntergrenze, also den Betrag, unter dem du Verlust machst. Dazu kommt der Zielpreis, den du anpeilst, und der Marktpreis, den Kunden gewohnt sind. Wenn du deinen Preis kalkulieren willst, solltest du ihn immer neben den Marktpreis legen. Liegt deine Untergrenze über dem Marktpreis, stimmt entweder etwas an deinen Kosten oder an deinem Angebot nicht.

Wo du übliche Honorare findest

Schau auf die Angebotsseiten von Mitbewerbern, in Branchenverbänden, auf Freelancer-Plattformen und in Gründergruppen. Frag Kollegen nach Spannen, nicht nach festen Preisen. Notiere jeweils Leistungsumfang, Region und Erfahrung, sonst vergleichst du Dinge, die sich nicht vergleichen lassen. Sammle fünf bis zehn Vergleichspreise und bilde daraus eine Spanne mit niedrigstem, mittlerem und höchstem Wert. Dein Preis muss nicht in der Mitte liegen. Als Einsteiger liegst du oft im unteren Drittel, mit wachsender Erfahrung und Spezialisierung wandert er nach oben. Hinweise zur Preisfindung und zur Kostenerfassung bietet auch die IHK München.

Beispielwerte aus dem Freelancer-Kompass 2026

Die Studie Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap nennt als Durchschnitt über alle Fachgebiete 103 € pro Stunde. Je nach Branche liegen die Werte weit auseinander:

Zwei Hinweise dazu. Die Befragten haben im Schnitt mehr als zehn Jahre Berufserfahrung, du liegst als Einsteiger oft darunter. Außerdem ist ein Durchschnitt keine Vorgabe. Beim Preis kalkulieren dienen Branchenwerte als Vergleich und nicht als Ersatz für deine eigene Rechnung. Wenn dein Mindeststundensatz aus der Kalkulation höher liegt als der Wert deiner Branche, brauchst du kein schlechtes Gewissen, sondern eine Lösung: mehr Auslastung, weniger Kosten oder ein anderes Angebot.

Was du tun kannst, wenn dein Preis über dem Markt liegt

Prüfe zuerst die Zahlen deiner Preiskalkulation: Stimmen die abrechenbaren Stunden, und sind alle Kosten wirklich nötig? Danach gibt es drei Stellschrauben. Du kannst effizienter arbeiten, die Leistung klarer zuschneiden oder die Zielgruppe wechseln. Wer sich auf eine Nische spezialisiert, kann oft mehr verlangen, weil Kunden dann einen Fachmann suchen und nicht den billigsten Anbieter. Wie du eine passende Nische finden kannst, erklärt ein eigener Ratgeber.

Preise nennen: Wie Angebote besser ankommen

Auch die Form, in der du einen Preis nennst, beeinflusst, wie er wirkt. Bietest du drei Pakete an (Basis, Standard, Premium), haben Kunden eine Auswahl, und das mittlere wird oft gewählt. Das teure Paket daneben wirkt wie ein Preisanker und lässt das mittlere günstiger erscheinen. Nenne zuerst den Nutzen und dann den Preis. Rechne auf runde Beträge und schreibe 3.500 € statt 3.497,80 €. Zähle dazu auf, was im Preis enthalten ist und was nicht, damit später keine Diskussion über Extras entsteht.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmer: Netto, brutto und Preis berechnen

Alle bisherigen Preise sind netto. Als regelbesteuerter Unternehmer schlägst du 19 % Umsatzsteuer auf und führst sie ans Finanzamt ab. Sie gehört dir nicht und zählt nicht zu deinem Einkommen. Aus 72,83 € netto werden so 86,67 € brutto. Wer Preise als Selbstständiger kalkuliert, muss deshalb immer festlegen, ob er Netto- oder Bruttopreise nennt. Für einige Waren gilt der ermäßigte Satz von 7 %.

Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer und kannst auch keine Vorsteuer abziehen. Dein Preis auf der Rechnung ist dann zugleich dein Umsatz. Ob die Regelung für dich sinnvoll ist, hängt von deinen Umsätzen und deinen Kunden ab: Geschäftskunden holen sich die Umsatzsteuer meist zurück, Privatkunden zahlen sie als Teil des Preises. Die aktuellen Grenzen und Pflichten solltest du beim Finanzamt oder bei einem Steuerberater prüfen, weil sie sich ändern können.

Zahlungsbedingungen, die deinen Preis schützen

Selbst wenn du deinen Preis sauber kalkuliert hast, nützt er wenig, wenn das Geld erst nach drei Monaten kommt. Plane deshalb die Zahlungsbedingungen gleich mit ein. Bei größeren Projekten vereinbarst du eine Anzahlung und teilst den Rest in Abschlagszahlungen nach Etappen auf. Bei laufender Arbeit rechnest du monatlich ab. Das Zahlungsziel beträgt häufig 14 Tage. Bei neuen Kunden und bei Aufträgen mit hohem Materialeinsatz kann Vorkasse sinnvoll sein.

Schreibe Zahlungsziel und Folgen bei Verzug ins Angebot. Rechne außerdem die Zeit für Mahnungen und das Risiko eines Zahlungsausfalls in deinen Puffer ein. Wer sein Geld pünktlich bekommt, kann auch mit knapperem Preis arbeiten, weil weniger Reserve gebunden ist.

Rechner und Vorlagen: Was sie können und was nicht

Online-Rechner und Excel-Vorlagen sparen Zeit, wenn du die Eingaben kennst. Für die Zahlen im Gründungskonzept gibt es außerdem eine Businessplan Vorlage, in die du die Ergebnisse später übernehmen kannst. Sie fragen meist nach Wunscheinkommen, Kosten, Arbeitstagen und Auslastung und geben einen Stundensatz aus. Als Gegencheck zu deiner eigenen Preiskalkulation sind sie gut. Ihre Grenzen: Die meisten kennen deine Steuer- und Versicherungslage nicht, setzen die Auslastung zu hoch an und berücksichtigen weder Zahlungsausfälle noch Preisnachlässe.

Wer seine Preise kalkulieren will, fährt mit einer eigenen Tabelle sicherer. Nimm dafür die Positionen aus diesem Ratgeber. Ändere eine Zahl, und der Stundensatz rechnet sich neu. Probiere die drei Szenarien mit 50, 60 und 70 % abrechenbarer Zeit durch, und du siehst sofort, wie empfindlich dein Preis auf die Auslastung reagiert.

Typische Fehler beim Preise kalkulieren

Viele Fehler entstehen, weil der Preis nie mit echten Interessenten besprochen wurde. Wer ein neues Angebot vorher testen will, kann seine Geschäftsidee validieren, bevor er den Preis endgültig festlegt. Diese Fehler tauchen besonders oft auf:

• Zu viele abrechenbare Stunden: Wer mit 160 Stunden pro Monat rechnet, kalkuliert einen Preis, der in der Praxis nie erreicht wird.
• Unternehmerlohn vergessen: Der Gewinn ist kein Gehalt. Dein Lebensunterhalt muss schon vorher im Preis stecken.
• Steuern und Vorsorge ausgelassen: Krankenversicherung, Altersvorsorge und Einkommensteuer fehlen im Preis und tauchen später als Loch auf.
• Rabatt erst am Ende aufgeschlagen: Wer den Nachlass nicht vorher einrechnet, verkauft unter dem geplanten Preis.
• Preis nur von der Konkurrenz übernommen: Fremde Preise sagen nichts über deine Kosten aus, und beim Preis kalkulieren zählt dein eigener Bedarf.
• Kein Puffer: Änderungswünsche, Krankheit und Zahlungsausfälle bleiben ohne Reserve an dir hängen.
• Keine Kontrolle: Wer nach dem Auftrag nie nachrechnet, wiederholt dieselben Fehler.

Preise durchsetzen, verhandeln und erhöhen

Vielen Selbstständigen fällt es schwer, den eigenen Preis auszusprechen, aus Angst, den Auftrag zu verlieren. Das ist normal. Es hilft, den Preis vor dem ersten Gespräch laut zu üben und ihn dann ohne Entschuldigung und ohne lange Rechtfertigung zu nennen.

Preis im Angebot nennen und begründen

Dein Angebot sollte mehr enthalten als eine Summe. Beschreibe die Leistung, den Umfang, die Zahl der Korrekturschleifen, die Lieferzeit, den Preis netto und brutto, die Zahlungsbedingungen und die Gültigkeitsdauer. Bei Festpreisen nennst du die Gesamtsumme und nicht Stunden mal Satz, wenn der Kunde sonst über jede einzelne Stunde verhandelt. Wer Stunden aufführt, sollte sie begründen können. Zögert der Kunde, frage nach dem Budget, statt sofort nachzulassen. Eine Vorlage in Excel hilft, damit die Zahlen im Angebot zu deiner Preiskalkulation passen.

Rabatt nur gegen Gegenleistung

Fragt ein Kunde nach Nachlass, gib ihn nicht einfach so. Verknüpfe ihn mit etwas: größerem Auftragsvolumen, Vorauszahlung, längerer Laufzeit oder weniger Korrekturschleifen. Oder verkleinere den Umfang, statt den Preis zu senken. So bleibt dein Stundensatz stabil. Auch wer erste Kunden gewinnen will, hat es leichter, wenn er klar sagen kann, was im Preis enthalten ist und was nicht.

Preiserhöhung ankündigen

Prüfe deine Preiskalkulation mindestens einmal im Jahr. Steigen Miete, Versicherungen oder Softwarekosten, muss auch dein Preis steigen. Kündige die Erhöhung schriftlich und rechtzeitig an, nenne den neuen Satz, den Stichtag und einen kurzen Grund. Bestehenden Kunden gibst du am besten eine Vorlaufzeit von mehreren Wochen. Neue Kunden zahlen von Anfang an den neuen Preis. Laut Freelancer-Kompass 2026 halten 62 % der Befragten ihren Stundensatz stabil, 29 % erhöhen ihn. Wer nie anpasst, verliert bei steigenden Kosten Jahr für Jahr real an Einkommen.

Mehr verdienen ohne höheren Stundensatz

Gibt der Markt keinen höheren Satz her, bleiben drei andere Hebel. Der erste ist die abrechenbare Quote: weniger Zeit für Akquise und Verwaltung durch Vorlagen, feste Abläufe und Stammkunden. Der zweite ist die Leistung: Spezialisiere dich oder schnüre Pakete, die du schneller lieferst, aber zum Festpreis verkaufst. Der dritte ist das Angebot: Wartung, Schulung oder laufende Betreuung gegen eine monatliche Pauschale. Nach dem Freelancer-Kompass 2026 nennen 70 % der Befragten einen zu niedrigen Stundensatz als häufigsten Grund, ein Projekt abzulehnen. Du bist mit dieser Haltung also nicht allein.

Nachkalkulation: Hat dein Preis gestimmt?

Die Nachkalkulation vergleicht nach Abschluss eines Auftrags, was du geplant hast und was tatsächlich angefallen ist. Sie ist der letzte Schritt jeder Preiskalkulation. Notiere für jedes Projekt die geschätzten Stunden, die echten Stunden und die entstandenen Kosten. Wiederholt sich eine Abweichung, etwa bei Abstimmungen oder Korrekturen, passt du künftig den Zeitansatz oder den Puffer an.

Ein Blatt mit drei Spalten reicht aus: geplant, tatsächlich, Abweichung. Nach fünf bis zehn Projekten siehst du, bei welchen Aufträgen du Geld verlierst und wo du mehr verlangen kannst.

Fazit: So kalkulierst du deinen Preis in vier Schritten

Wer als Selbstständiger seinen Preis kalkulieren will, braucht vier Zahlen: den Jahresbedarf, die abrechenbaren Stunden, den Stundensatz mit Gewinnaufschlag und den Marktpreis als Vergleich. Bei Produkten ersetzt die Zuschlagskalkulation den Stundensatz, und der Rabatt muss vorher in den Listenpreis. Rechne mit vorsichtigen Stunden, plane Steuern und Vorsorge ein und prüfe nach jedem Auftrag, ob deine Annahmen gestimmt haben. So kannst du deinen Preis als Selbstständiger kalkulieren, ohne dich auf Bauchgefühl zu verlassen.

• Jahresbedarf bestimmen: Unternehmerlohn, Steuern, Vorsorge, Betriebskosten und Puffer addieren.
• Abrechenbare Stunden planen: Von 365 Tagen auf die echten Arbeitstage und dann auf etwa 60 % abrechenbare Zeit kommen.
• Stundensatz berechnen: Jahresbedarf durch abrechenbare Stunden teilen und den Gewinnaufschlag ergänzen.
• Markt und Nachkalkulation: Den Preis mit Vergleichswerten abgleichen und nach jedem Auftrag nachrechnen.

Mit einer einfachen Tabelle hast du deine Preiskalkulation in einer Stunde aufgebaut. Danach reicht ein Blick einmal im Jahr, um sie an neue Kosten anzupassen.

Häufige Fragen zum Preis kalkulieren als Selbstständiger

Wie kalkuliere ich meinen Preis als Selbstständiger?

Wenn du deinen Preis kalkulieren willst, ermittelst du zuerst deinen Jahresbedarf aus Lebenshaltung, Steuern, Versicherungen, Betriebskosten und Puffer. Diesen Betrag teilst du durch deine abrechenbaren Stunden und erhältst den Mindeststundensatz. Danach rechnest du einen Gewinnaufschlag dazu und vergleichst das Ergebnis mit den Preisen am Markt. So sieht eine vollständige Preiskalkulation aus. Bei Produkten kalkulierst du über Selbstkosten, Gewinnaufschlag und Rabatt.

Wie berechne ich meinen Stundensatz als Selbstständiger?

Die Formel lautet Jahresbedarf geteilt durch abrechenbare Stunden. Im Beispiel dieses Ratgebers sind das 68.000 € ÷ 1.027 Stunden = 66,21 € als Mindestwert. Mit 10 % Gewinnaufschlag ergeben sich 72,83 € netto. Setze für deine Rechnung deine eigenen Zahlen ein.

Wie viele Stunden kann ich als Selbstständiger abrechnen?

Bei einer Vollzeitwoche sind das meist zwischen 50 und 70 % der Arbeitszeit, also etwa 850 bis 1.200 Stunden im Jahr. Der Rest geht für Akquise, Verwaltung, Weiterbildung, Urlaub und Krankheit drauf. Für die Preiskalkulation solltest du zum Start eher mit 60 % rechnen.

Was ist besser: Stundensatz oder Festpreis?

Der Stundensatz passt bei offenen Aufgaben und laufender Betreuung. Ein Festpreis ist besser, wenn das Ergebnis klar beschrieben ist und du den Aufwand gut schätzen kannst. Plane beim Festpreis etwa 20 % Puffer ein und lege die Zahl der Korrekturschleifen fest.

Muss ich auf meinen Preis Umsatzsteuer aufschlagen?

Als regelbesteuerter Unternehmer schlägst du in der Regel 19 % auf deinen Nettopreis auf, für einige Waren gelten 7 %. Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Welche Regelung für dich gilt, solltest du beim Finanzamt oder einem Steuerberater klären.

Wie viel Gewinn sollte ich aufschlagen?

Bei Dienstleistungen sind 10 bis 20 % auf den Mindeststundensatz ein gängiger Rahmen. Bei Produkten hängt der Gewinnaufschlag stark von der Branche, der Konkurrenz und den Rabatten ab. Im Beispiel dieses Ratgebers waren es 25 % auf die Selbstkosten.

Wie hoch sollte der Stundensatz für Selbstständige sein?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, weil Branche, Erfahrung, Region und Kosten stark abweichen. Entscheidend ist dein eigener Mindeststundensatz aus Jahresbedarf und abrechenbaren Stunden. Vergleichswerte aus deiner Branche helfen dir, den Zielstundensatz einzuordnen.

Wie kalkuliere ich Preise für Produkte als Selbstständiger?

Beim Preis kalkulieren für Produkte ermittelst du die Einzelkosten pro Stück und schlägst einen Prozentsatz für die Gemeinkosten auf. Das ergibt die Selbstkosten. Dazu kommt der Gewinnaufschlag, und bei Verkauf an Händler rechnest du Rabatt und Skonto vorher in den Listenpreis ein.

Was ist der Unterschied zwischen Marge und Aufschlag?

Der Aufschlag bezieht sich auf die Kosten, die Marge auf den Verkaufspreis. Bei 60 € Einkauf und 25 % Aufschlag liegt der Verkaufspreis bei 75 €, die Marge aber nur bei 20 %. Für 25 % Marge brauchst du einen Verkaufspreis von 80 €.

Wie oft sollte ich meine Preise anpassen?

Prüfe deine Preise mindestens einmal im Jahr. Steigen deine Kosten oder deine Erfahrung, sollten auch deine Preise steigen. Kündige Erhöhungen früh an und nenne den neuen Satz sowie den Stichtag.