Freelancer Angebot schreiben: Aufbau, Pflichtangaben und Muster

Ein Freelancer Angebot schreiben heißt, aus einer Anfrage einen Auftrag zu machen. Der Kunde liest, was er bekommt, was es kostet und bis wann geliefert wird. Wir schreiben Angebote deshalb so, dass der Kunde sie ohne Rückfrage versteht und mit einem Ja beantworten kann.

In diesem Ratgeber zeigen wir, wie wir beim Angebot schreiben vorgehen: welche Angaben hineingehören, wie wir den Preis ansetzen und welche Klauseln uns vor Ärger schützen. Du bekommst einen Aufbau in 8 Schritten, ein komplettes Muster mit Zahlen, einen Text für die Begleit-E-Mail und eine Checkliste zum Abhaken.

Vorweg das Wichtigste: Für ein Angebot gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben wie bei einer Rechnung. Rechtlich bindend kann es trotzdem sein. Beides klären wir weiter unten.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Angebot ist ein Antrag. Nimmt der Kunde an, steht der Vertrag.
• Es gibt keine gesetzlichen Pflichtangaben, aber eine klare Leistungsbeschreibung, Preise, Frist und Zahlungsbedingungen gehören immer hinein.
• Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, ein Angebot bindet dich.
• Schreibe immer ein Gültigkeitsdatum hinein, üblich sind 14 bis 30 Tage.
• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und setzen den Hinweis nach § 19 UStG.
• Halte fest, was nicht enthalten ist: Nutzungsrechte, Korrekturrunden, Nachträge.
• Sende das Angebot als PDF innerhalb von 24 Stunden und frage nach drei bis sieben Tagen nach.

Was ist ein Angebot und was gehört nicht dazu?

Ein Angebot ist dein konkreter Vorschlag für die Zusammenarbeit. Du nennst Leistung, Preis, Zeitraum und Bedingungen. Sagt der Kunde Ja, kommt ein Vertrag zustande. Im Alltag laufen mehrere Dokumente durcheinander, deshalb halten wir sie sauber auseinander:

Muss ich als Freelancer ein Angebot schreiben?

Gesetzlich nicht. Ein mündliches Ja reicht für einen Vertrag. Wir schreiben trotzdem jedes Mal ein Angebot, weil es bei Streit der einzige Beleg dafür ist, was vereinbart war. Dazu kommt der Eindruck: Ein klares Angebot zeigt dem Kunden, dass du sauber arbeitest, noch bevor du eine Zeile geliefert hast.

Eine Anfrage ist außerdem noch kein Auftrag. Wie du überhaupt an Anfragen kommst, erklären wir im Beitrag zum Thema erste Kunden gewinnen. Hier geht es um den Schritt danach.

Warum sich ein gutes Angebot lohnt

Ein sauberes Angebot bringt dir mehr als nur einen Auftrag. Wir sehen vier Vorteile:

• Weniger Streit: Was im Angebot steht, ist vereinbart. Was fehlt, ist verhandelbar.
• Höhere Preise: Wer Leistung und Nutzen klar beschreibt, wird weniger nach dem Preis allein beurteilt.
• Besserer Eindruck: Der Kunde schließt von deinem Angebot auf deine Arbeitsweise.
• Weniger Aufwand später: Aus dem angenommenen Angebot bauen sich Auftragsbestätigung und Rechnung fast von selbst.

Welche Arten von Angeboten gibt es?

Im Alltag begegnen dir mehrere Formen. Welche du wählst, hängt davon ab, wie klar der Umfang ist.

• Festpreisangebot: ein Preis für ein klar beschriebenes Ergebnis. Das Risiko für Mehraufwand liegt bei dir.
• Angebot nach Aufwand: Stunden- oder Tagessatz mit geschätztem Umfang. Das Risiko trägt der Kunde.
• Richtpreisangebot: ein Preisrahmen, etwa 2.500 bis 3.500 Euro, wenn der Umfang noch offen ist.
• Informationsangebot: eine grobe Preisauskunft ohne Bindung, zum Beispiel am Telefon.
• Verbindliches und freibleibendes Angebot: mit oder ohne Bindung an den Preis.
• Angebot an Unternehmen oder an Privatkunden: Bei Privatkunden muss der Endpreis inklusive Steuer erkennbar sein.

Angebot oder Kostenvoranschlag: Der Unterschied

Beide Begriffe werden oft gleich benutzt, rechtlich sind sie verschieden. Ein Angebot bindet dich: Nimmt der Kunde es fristgerecht an, musst du zu diesem Preis liefern. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung. Er soll möglichst genau sein, darf aber nach oben abweichen, wenn sich der Aufwand ändert.

• Angebot: fester Preis oder fester Satz, du bist daran gebunden.
• Kostenvoranschlag: grobe Kalkulation, keine Garantie für die Endsumme.
• Überschreitung: Als Faustregel gelten 10 bis 20 Prozent als noch vertretbar. Eine feste Grenze steht nicht im Gesetz. Wird es deutlich teurer, musst du den Kunden sofort informieren.

Ob ein Kostenvoranschlag etwas kosten darf, regelt § 632 BGB. Im Zweifel ist er nicht zu vergüten. Wer Geld dafür nehmen will, muss das vorher ausdrücklich vereinbaren. Wir bieten bei kleinen Projekten bewusst einen kostenlosen Voranschlag an und rechnen größere Vorarbeiten extra ab.

Ist ein Angebot rechtlich bindend?

Ja, in der Regel schon. Mit dem Angebot machst du einen Antrag. Nimmt der Kunde ihn an, steht der Vertrag. Du solltest deshalb nur Preise nennen, zu denen du wirklich arbeiten willst.

Bindefrist und Gültigkeit

Ohne Frist gilt ein schriftliches Angebot nur so lange, wie du eine Antwort unter normalen Umständen erwarten darfst. Das ist unklar und führt zu Streit. Wir schreiben deshalb immer ein Gültigkeitsdatum hinein. Üblich sind 14 bis 30 Tage. Bei Projekten mit knapper Kapazität nehmen wir eher 14 Tage, weil wir unseren Kalender nicht länger blockieren wollen.

Freibleibend: die Freizeichnungsklausel

Mit dem Zusatz „freibleibend“ oder „unverbindlich“ nimmst du dem Angebot die Bindung. Der Kunde macht dann selbst das Angebot, und du entscheidest, ob du annimmst. Das hilft, wenn sich Preise oder Termine noch ändern können. Wirkt ein Angebot dadurch zu schwach, ist eine Frist meist die bessere Lösung.

Eine mildere Form sind einzelne Vorbehalte. Mit einem Preisänderungsvorbehalt behältst du dir vor, den Preis anzupassen, wenn sich Fremdkosten ändern, etwa Lizenzen oder Schriften. Mit einem Verfügbarkeitsvorbehalt sagst du, dass der Termin nur gilt, solange dein Kalender frei ist. Beides gehört ausdrücklich ins Angebot und sollte nicht im Kleingedruckten stehen.

Mündliche Angebote

Auch ein Telefonat kann einen Antrag enthalten. Unter Anwesenden, also auch am Telefon, muss der Kunde sofort antworten. Danach erlischt dein Antrag. Wir fassen jedes Gespräch trotzdem schriftlich zusammen, damit später niemand etwas anderes in Erinnerung hat.

Pflichtangaben und Inhalt: Was muss ins Angebot?

Das Gesetz schreibt für ein Angebot keine feste Liste vor. Für Unternehmen in der Rechtsform GmbH oder UG gelten die Regeln für Geschäftsbriefe, dazu zählen Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer. Als Einzelperson sparst du dir das, solltest aber trotzdem alles nennen, was der Kunde braucht.

Das gehört immer ins Angebot

• Absender: dein Name oder Firmenname, Anschrift, E-Mail, Telefon, Steuernummer oder USt-IdNr.
• Empfänger: Firma, Ansprechpartner, Anschrift.
• Datum und Angebotsnummer: so findest du das Angebot später wieder.
• Betreff: zum Beispiel „Angebot für die Gestaltung Ihrer Website“.
• Leistungsbeschreibung: was du genau lieferst, in welchem Umfang.
• Preis: je Position, mit Einzelpreis, Menge und Summe.
• Umsatzsteuer: Netto, Steuerbetrag und Brutto oder der Hinweis für Kleinunternehmer.
• Leistungszeitraum: Start, Lieferdatum oder Dauer.
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel, Anzahlung, Raten.
• Gültigkeit: bis wann das Angebot gilt.

Angebotsnummer vergeben

Die Nummer muss eindeutig sein. Wir nehmen das Jahr und eine laufende Zahl, zum Beispiel AN-2026-031. So findest du jedes Angebot wieder, und die Rechnung später kann sich darauf beziehen. Eine Lücke in der Zählung ist bei Angeboten anders als bei Rechnungen kein Problem.

Gerichtsstand, AGB und Datenschutz

Ein Gerichtsstand kannst du nur mit Kaufleuten und Unternehmen vereinbaren, nicht mit Privatpersonen. Wir nennen ihn meist in den AGB, nicht im Angebot. Auf die AGB verweisen wir mit einem Satz und hängen sie an die Mail an. Beim Thema Datenschutz gilt: Die Daten des Kunden aus dem Angebot nutzt du nur für dieses Projekt, und bei Projekten mit personenbezogenen Daten lohnt sich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Das macht das Angebot professioneller

• ein kurzer Einleitungssatz mit Bezug auf das Gespräch
• die Ziele des Kunden in einem Satz
• ein Verweis auf deine AGB
• optionale Zusatzleistungen mit eigenem Preis
• zwei oder drei Referenzen mit Link
• ein Satz zum nächsten Schritt, etwa „Antworten Sie mit einem Ja, dann starten wir am Montag“

Freelancer Angebot schreiben in 8 Schritten

So gehen wir bei jeder Anfrage vor. Der Aufbau passt für Texter, Designer, Entwickler, Berater und Fotografen gleichermaßen.

Schritt 1: Anfrage klären und Rückfragen stellen

Bevor wir eine Zahl nennen, klären wir Ziel, Umfang, Termin und Budget. Zwei Fragen helfen fast immer: „Was soll am Ende fertig sein?“ und „Bis wann brauchen Sie es?“. Ein Telefonat von 20 Minuten spart später viele Nachträge.

Schritt 2: Leistung in Arbeitspakete aufteilen

Aus einem großen Auftrag machen wir kleine, benannte Pakete. Bei einer Website sind das zum Beispiel Konzept, Gestaltung, Umsetzung und Einbau der Rechtstexte. So sieht der Kunde, wofür er zahlt, und du kannst jedes Paket einzeln bepreisen.

Schritt 3: Aufwand schätzen und Puffer einplanen

Wir schätzen jedes Paket in Stunden und legen einen Puffer von etwa 10 bis 20 Prozent dazu. Der Puffer deckt Rückfragen und kleine Änderungen. Wer ohne Puffer kalkuliert, arbeitet bei jedem Projekt irgendwann unbezahlt.

Schritt 4: Preis festlegen

Aus Aufwand und Satz ergibt sich der Preis. Wie du deinen Satz herleitest, steht im Beitrag zum Thema Preis kalkulieren als Selbstständiger. Für das Angebot musst du nur wissen: Der Satz muss Steuern, Versicherungen, Urlaub, Krankheit und unbezahlte Zeit abdecken, nicht nur die Stunden am Rechner.

Schritt 5: Optionen anbieten

Wir bieten gern zwei oder drei Varianten an, etwa ein Basis-, ein Standard- und ein Komplettpaket. Der Kunde vergleicht dann nicht mehr dich mit anderen, sondern deine Pakete untereinander. Die mittlere Variante wird in unserer Erfahrung am häufigsten gewählt.

Schritt 6: Bedingungen festlegen

Jetzt kommen Zahlungsziel, Anzahlung, Gültigkeit, Lieferzeit und Änderungsregeln hinein. Was nicht im Angebot steht, gilt später als nicht vereinbart.

Schritt 7: Schreiben und gegenlesen

Ein Angebot mit Tippfehlern oder falscher Summe kostet Vertrauen. Wir lesen jede Zahl noch einmal nach und lassen das Angebot einen Tag liegen, bevor wir es abschicken. Ein Rechnungsprogramm rechnet die Summen automatisch und vermeidet Rechenfehler.

Schritt 8: Versenden und nachfassen

Wir senden das Angebot als PDF per E-Mail, am besten innerhalb von 24 Stunden nach dem Gespräch. Melden sich Kunden nicht, fragen wir nach drei bis sieben Tagen freundlich nach. Mehr dazu im Abschnitt zum Nachfassen.

Angebot überzeugend gestalten

Inhalt und Form gehören zusammen. Ein Angebot mit richtigen Zahlen, aber unleserlichem Layout liest keiner bis zum Ende.

Layout und Gestaltung

• Verwende dein Logo, deine Hausfarbe und eine gut lesbare Schrift in Größe 10 bis 11.
• Setze Positionen in eine Tabelle, Fließtext nur für Einleitung und Schluss.
• Nutze Überschriften und Absätze, damit der Kunde die Summe sofort findet.
• Gestalte Preis und Gesamtsumme hervorgehoben, aber ohne Schnörkel.

Referenzen und Fallstudien

Zwei bis drei Referenzen mit Link oder einem Satz zum Ergebnis wirken stärker als jedes Eigenlob. Ein Beispielsatz: „Für eine Bäckerei haben wir die Website auf fünf Seiten gestrafft, die Anfragen pro Monat stiegen von 8 auf 15.“ Setze hier nur eigene, echte Zahlen ein. Nenne nur Ergebnisse, die du belegen kannst, und frage vorher nach der Erlaubnis des Kunden.

Sechs Tipps für mehr Zusagen

• Bedarf verstehen: Beschreibe das Problem des Kunden mit seinen eigenen Worten.
• Wissen einbinden: Greife Details aus dem Gespräch auf, etwa Termin, Budget oder Wünsche.
• Kurz halten: Lieber eine klare Seite als vier mit Floskeln.
• Nicht sofort senden: Lass das Angebot einige Stunden liegen und lies es mit frischem Blick.
• Frist setzen: Ein klares Ablaufdatum schafft Entscheidungsdruck, ohne zu drängen.
• Zusage leicht machen: Ein Satz zum Antworten genügt, ohne Ausdruck und Unterschrift.

Freelancer Angebot schreiben nach Branche

Der Aufbau bleibt gleich, die Positionen unterscheiden sich. Diese Übersicht nutzen wir als Gedankenstütze:

Welcher Preis kommt ins Angebot: Stunde, Tag oder Festpreis?

Die Preisart entscheidet, wer das Risiko trägt. Bei Stundensatz trägt es der Kunde, bei Festpreis du. Wir wählen nach Projekt:

Drei Preisvarianten statt einem Preis

Ein Beispiel für ein Webdesign-Projekt: Das Basispaket mit drei Seiten kostet 1.900 Euro, das Standardpaket mit fünf Seiten und Kontaktformular 3.170 Euro, das Komplettpaket mit zehn Seiten und Blog 5.400 Euro. Die Zahlen sind ein Beispiel, die Idee gilt für jede Branche. Du lenkst das Gespräch von „ob“ auf „welches“.

Was zählt als Festpreis?

Ein Festpreis gilt nur für das, was im Angebot steht. Alles andere ist ein Nachtrag. Schreibe deshalb auf, was nicht enthalten ist, zum Beispiel Texte, Fotos, Hosting oder zusätzliche Korrekturrunden.

Was Freelancer zusätzlich festhalten sollten

Bei Angestellten regelt der Arbeitgeber vieles von selbst. Als Freelancer musst du es ins Angebot schreiben. Diese Punkte fehlen in vielen Angeboten und führen am häufigsten zu Streit:

• Nutzungsrechte: Wer darf das Ergebnis wofür und wie lange nutzen? Bei Texten, Grafiken und Fotos ist das eine eigene Preisfrage.
• Korrekturschleifen: Wie viele Änderungsrunden sind im Preis enthalten? Wir nehmen zwei, jede weitere wird nach Stunden berechnet.
• Mitwirkung des Kunden: Bis wann liefert der Kunde Texte, Bilder und Zugänge? Verzögert er, verschiebt sich dein Termin.
• Abnahme: Wann gilt die Arbeit als fertig, und wie lange hat der Kunde zum Prüfen?
• Änderungswünsche: Wünsche außerhalb des Umfangs bekommen ein eigenes Nachtragsangebot.
• Geheimhaltung: Wenn der Kunde interne Daten gibt, vereinbart eine kurze Vertraulichkeitsklausel.
• Haftung: Begrenze die Haftung auf einen vernünftigen Betrag und sprich vorher mit deiner Berufshaftpflicht.
• Abbruch: Was zahlt der Kunde, wenn er das Projekt stoppt? Üblich ist die bis dahin geleistete Arbeit.

Umsatzsteuer: Brutto, Netto und Kleinunternehmer

Gegenüber Unternehmen weist du im Angebot den Nettopreis, die Umsatzsteuer und die Summe aus. Üblich sind 19 Prozent, in Sonderfällen 7 Prozent. Gegenüber Privatkunden gilt der Endpreis inklusive Steuer, denn Verbraucher müssen den Gesamtpreis sehen. Der häufigste Fehler ist ein Nettopreis ohne Hinweis in einem Angebot an eine Privatperson.

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Voraussetzung sind höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Auf das Angebot kommt dann ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Den Wortlaut der Regel findest du direkt im Umsatzsteuergesetz.

Wer neben dem Job startet, nutzt die Regel oft am Anfang. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag zum Thema nebenberuflich selbstständig machen.

Zahlungsbedingungen, Anzahlung und Skonto

Bei größeren Aufträgen verlangen wir eine Anzahlung, meist 30 bis 50 Prozent. Sie schützt vor Ausfällen und zeigt, wie ernst der Kunde es meint. Bei Projekten über mehrere Monate teilen wir in Raten nach Meilensteinen: ein Teil bei Start, ein Teil bei Zwischenergebnis, der Rest nach Abnahme.

• Zahlungsziel: 14 Tage netto sind üblich, wir nehmen für neue Kunden 7 bis 14 Tage.
• Skonto: zum Beispiel 2 Prozent bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen. Das ist freiwillig und lohnt sich vor allem bei Firmen mit eigener Buchhaltung.
• Verzug: Ein Satz zu Mahnungen und Verzugszinsen reicht.

Praktisch ist ein eigenes Geschäftskonto. Die Kontonummer steht im Angebot und später auf der Rechnung. So landen Zahlungen nicht auf dem privaten Konto.

Anzahlungsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung

Zahlungsraten laufen in der Praxis über Rechnungen. Die Anzahlungsrechnung stellst du vor Beginn, die Teilrechnung nach einem abgeschlossenen Abschnitt, die Schlussrechnung nach Abnahme. In der Schlussrechnung rechnest du die bereits gezahlten Beträge ab. Schreibe den Plan schon ins Angebot, damit der Kunde keine Überraschung erlebt.

Womit du das Angebot schreibst: Word, PDF oder Rechnungsprogramm

Zum Angebot schreiben reicht ein Textprogramm, aber nicht jede Lösung passt zu jedem Ablauf. Wir haben alle drei Wege genutzt:

• Word oder Google Docs: kostenlos und frei gestaltbar. Summen und Steuer rechnest du selbst, das kostet Zeit und bringt Fehler.
• Tabelle als Rechenhilfe: Positionen und Summen in einer Tabelle, Text im Textprogramm. Gut für den Einstieg.
• Rechnungsprogramm: rechnet Netto, Steuer und Brutto automatisch, vergibt Angebotsnummern und macht aus dem angenommenen Angebot per Klick eine Rechnung. Ab etwa fünf Angeboten im Monat lohnt sich das.

Unabhängig vom Werkzeug verschicken wir Angebote immer als PDF. So bleibt das Layout gleich, und der Kunde kann nichts versehentlich ändern.

Textbausteine für dein Angebot

Beim Freelancer Angebot schreiben tippen wir nicht jeden Satz neu. Wir haben uns Bausteine angelegt, die wir pro Kunde anpassen. Wichtig ist der Bezug zum Gespräch: Ein Standardsatz ohne Namen und Projekt fällt sofort auf.

Die Schlusszeile ist wichtiger, als sie aussieht. Sie sagt dem Kunden genau, was er tun soll, und nimmt die Hürde, das Angebot erst auszudrucken, zu unterschreiben und zurückzuschicken. Eine Unterschrift des Anbieters ist für ein Angebot nicht nötig.

Wie lang soll ein Angebot sein?

So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Bei kleinen Projekten genügt eine Seite, bei größeren zwei bis vier. Wer fünf Seiten schickt, muss sicher sein, dass der Kunde sie liest. Wir legen lange Details lieber in eine Anlage und halten die erste Seite lesbar.

Muster: Ein komplettes Angebot zum Abschauen

Das folgende Beispiel zeigt ein Angebot eines Webdesigners. Du kannst die Struktur in Word, in dein Rechnungsprogramm oder in ein PDF übernehmen. Die Zahlen sind ein Beispiel.

Absender: Mira Lehmann, Webdesign, Musterstraße 12, 10115 Berlin, hallo@beispiel.de, Steuernummer 12/345/67890

Empfänger: Bäckerei Berger GmbH, Frau Anna Berger, Hauptstraße 5, 04109 Leipzig

Angebot Nr. AN-2026-031 vom 30.10.2026, gültig bis 13.11.2026

Betreff: Angebot für die Gestaltung und Umsetzung Ihrer neuen Website

Sehr geehrte Frau Berger, vielen Dank für das Gespräch am Dienstag. Wie besprochen, erstellen wir Ihre Website mit fünf Seiten und Kontaktformular. Unser Angebot im Einzelnen:

Optional: Wartung und kleine Änderungen für 60,00 € netto pro Monat.

Nicht enthalten: Texte, Fotos, Hosting und Domain. Zwei Korrekturrunden sind im Preis inbegriffen, weitere berechnen wir mit 85,00 € netto pro Stunde.

Zahlung: 40 Prozent (1.268,00 € netto) bei Auftragserteilung, 60 Prozent (1.902,00 € netto) nach Abnahme, jeweils zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Bei Zahlung der Schlussrechnung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 Prozent Skonto.

Zeitplan: Start nach Eingang der Anzahlung, Fertigstellung nach etwa 6 Wochen, sofern Texte und Bilder bis zum Ende der ersten Woche vorliegen.

Dieses Angebot gilt bis zum 13.11.2026. Es gelten unsere AGB. Wenn es Ihnen passt, antworten Sie einfach mit „Auftrag erteilt“, dann starten wir am Montag. Mit freundlichen Grüßen, Mira Lehmann

Kostenlose Vorlage zum Kopieren

Kopiere den folgenden Text in Word oder in dein Rechnungsprogramm und ersetze alles in eckigen Klammern. Streiche, was für dich nicht passt.

[Dein Name oder Firmenname], [Straße, PLZ, Ort], [E-Mail], [Telefon], [Steuernummer oder USt-IdNr.]

An: [Firma], [Ansprechpartner], [Anschrift]

Angebot Nr. [AN-Jahr-Nummer] vom [Datum], gültig bis [Datum]

Betreff: Angebot für [Projekt]

Sehr geehrte/r [Anrede Name], vielen Dank für das Gespräch am [Datum]. Wie besprochen, übernehme ich [Ziel des Projekts in einem Satz]. Mein Angebot im Einzelnen:

Leistungen: [Position 1 mit Menge und Preis], [Position 2 mit Menge und Preis], [Position 3 mit Menge und Preis]

Summe netto: [Betrag] €, Umsatzsteuer 19 %: [Betrag] €, Summe brutto: [Betrag] €. Bei Kleinunternehmern: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Nicht enthalten: [zum Beispiel Texte, Fotos, Hosting, weitere Korrekturrunden]. Nutzungsrechte: [Umfang und Dauer]. Termin: Start am [Datum], Fertigstellung bis [Datum], sofern [Mitwirkung des Kunden] rechtzeitig vorliegt.

Zahlung: [30 bis 50] Prozent bei Auftrag, Rest nach Abnahme, zahlbar innerhalb von [14] Tagen. Es gelten meine AGB.

Dieses Angebot gilt bis zum [Datum]. Antworten Sie einfach mit „Auftrag erteilt“, dann starte ich am [Datum]. Mit freundlichen Grüßen, [Name]

Begleit-E-Mail zum Angebot: Muster

Das Angebot hängt als PDF an einer kurzen Mail. Die Mail soll nichts wiederholen, sondern den Kunden zum Lesen und Antworten bringen. Unser Standardtext:

Betreff: Ihr Angebot für die neue Website, AN-2026-031

Sehr geehrte Frau Berger, vielen Dank für das nette Gespräch heute. Im Anhang finden Sie unser Angebot für Ihre neue Website. Es ist bis zum 13.11.2026 gültig. Wenn Sie Fragen haben oder etwas anpassen möchten, rufen Sie mich gern an. Ich melde mich in drei Tagen noch einmal bei Ihnen. Mit freundlichen Grüßen, Mira Lehmann

Der letzte Satz ist Absicht. Er kündigt das Nachfassen an, und niemand empfindet den Anruf später als aufdringlich.

Nach dem Versand: Nachfassen, Annahme, Ablehnung

Mit dem Abschicken ist die Arbeit nicht erledigt. Ein Großteil der Angebote geht nicht verloren, weil der Preis zu hoch ist, sondern weil der Kunde vergisst zu antworten.

Nachfassen ohne Druck

Wir melden uns nach drei bis sieben Tagen, höchstens zweimal. Beim ersten Mal fragen wir, ob das Angebot angekommen ist und ob Fragen offen sind. Beim zweiten Mal weisen wir auf die Frist hin. Danach lassen wir los. Wie du Kontakte zu neuen Kunden pflegst, liest du im Beitrag zum Thema kleines Unternehmen online vermarkten.

Annahme formulieren und Auftragsbestätigung

Der Kunde kann einfach antworten: „Wir nehmen Ihr Angebot Nr. AN-2026-031 vom 30.10.2026 an.“ Mehr braucht es nicht. Wichtig ist der Bezug auf die Angebotsnummer. Wir antworten dann mit einer kurzen Auftragsbestätigung.

Sagt der Kunde Ja, bestätigen wir den Auftrag schriftlich mit Leistung, Preis und Starttermin. Danach folgt bei Anzahlung die erste Rechnung. Das Angebot wird nicht einfach in eine Rechnung umgewandelt, sondern die Rechnung bekommt eigene Pflichtangaben und eine eigene Rechnungsnummer.

Absage und Nachverhandlung

Lehnt der Kunde ab, fragen wir nach dem Grund. Meist ist es der Preis, der Termin oder ein Mitbewerber. Bei zu hohem Preis kürzen wir lieber Leistung, als den Satz zu senken. Ein Rabatt ohne Gegenleistung zeigt dem Kunden, dass der erste Preis zu hoch war.

Angebot nachträglich ändern

Solange der Kunde nicht angenommen hat, kannst du dein Angebot zurückziehen oder ändern. Nach der Annahme geht das nur noch im Einvernehmen. Schreibe in diesem Fall ein Nachtragsangebot mit den Änderungen und dem neuen Preis. Bei Ablauf der Frist erlischt das Angebot von allein.

6 häufige Fehler beim Angebot schreiben

• Zu vage Leistungsbeschreibung: „Webdesign nach Absprache“ ist keine Leistung. Je genauer, desto weniger Streit.
• Keine Frist: Ohne Gültigkeitsdatum bist du länger gebunden, als dir lieb ist.
• Preis ohne Puffer: Jede Änderung geht dann auf deine Kosten.
• Brutto und Netto verwechselt: Das passiert vor allem bei Angeboten an Privatkunden.
• Falsche Ansprechperson oder Firmenname: Das wirkt schludrig und verzögert die Freigabe beim Kunden.
• Zu spät verschickt: Wer erst nach einer Woche liefert, hat den Kunden meist schon verloren.

Angebot für Stammkunden und laufende Aufträge

Bei Kunden, für die wir schon gearbeitet haben, schreiben wir kürzere Angebote. Die Grundlage steht in einem Rahmenvertrag oder in den AGB, im Angebot stehen nur noch Leistung, Umfang und Preis. Bei laufender Betreuung bieten wir eine Monatspauschale an, die einen festen Stundenumfang enthält. Was darüber hinausgeht, wird nach Stunden abgerechnet. So weiß der Kunde, was er zahlt, und du hast ein planbares Einkommen.

Checkliste: Ist dein Angebot fertig?

Bevor wir ein Angebot abschicken, gehen wir diese Punkte durch. Wer gerade erst startet, findet Anmeldung, Versicherungen und Formalitäten gesammelt in der Existenzgründung Checkliste. Für das Angebot selbst reicht diese Liste:

• Absender, Empfänger, Datum, Angebotsnummer stimmen.
• Der Betreff nennt Projekt und Kunden.
• Jede Leistung hat eine Position, einen Preis und eine Menge.
• Netto, Steuer und Brutto sind richtig gerechnet, oder der Kleinunternehmer-Hinweis steht drauf.
• Zahlungsziel, Anzahlung und Skonto sind festgelegt.
• Gültigkeitsdatum steht im Angebot.
• Nicht enthaltene Leistungen sind benannt.
• Nutzungsrechte, Korrekturrunden und Abnahme sind geregelt.
• Rechtschreibung und Zahlen sind gegengelesen.
• Das PDF ist benannt, etwa „Angebot-AN-2026-031-Berger.pdf“.

Fazit: Ein klares Angebot spart Streit und gewinnt Aufträge

Ein gutes Angebot ist kein langer Text. Es ist ein klares Dokument, das Leistung, Preis, Frist und Bedingungen so beschreibt, dass der Kunde ohne Rückfrage zusagen kann. Wir haben unsere Angebote Schritt für Schritt auf diesen Aufbau gebracht und fahren damit gut: weniger Rückfragen, weniger Nachträge und mehr Zusagen.

Wenn du am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst, hilft dir der Überblick im Beitrag selbstständig machen beim Einordnen der nächsten Schritte. Fang mit einer Vorlage an, passe sie nach jedem Projekt an und schicke das nächste Angebot schon am Tag nach dem Gespräch.

Häufige Fragen (FAQ)

Was muss ein Angebot als Freelancer enthalten?

Absender, Empfänger, Datum, Angebotsnummer, eine genaue Leistungsbeschreibung, Preise je Position, Umsatzsteuer oder Kleinunternehmer-Hinweis, Leistungszeitraum, Zahlungsbedingungen und ein Gültigkeitsdatum. Eine feste gesetzliche Liste gibt es nicht, aber ohne diese Angaben fehlen dem Kunden wichtige Informationen.

Wie lange ist ein Angebot gültig?

Das bestimmst du selbst. Üblich sind 14 bis 30 Tage. Schreibst du keine Frist hinein, gilt das Angebot so lange, wie du eine Antwort normalerweise erwarten darfst. Das ist unklar, deshalb setzen wir immer ein Datum.

Ist ein Angebot rechtlich bindend?

Ja, in der Regel schon. Nimmt der Kunde innerhalb der Frist an, kommt ein Vertrag zustande. Wer das nicht will, schreibt „freibleibend“ oder „unverbindlich“ hinein. Bei Unsicherheit lohnt sich ein Blick in die Regeln zur Bindung an einen Antrag im BGB oder eine kurze Rechtsberatung.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Ein Angebot bindet dich an den genannten Preis. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, die nach oben abweichen darf. Als Faustregel gelten 10 bis 20 Prozent Abweichung als vertretbar. Wird es deutlich teurer, musst du den Kunden sofort informieren.

Brutto oder netto im Angebot?

Gegenüber Unternehmen reicht der Nettopreis mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Gegenüber Privatkunden muss der Endpreis inklusive Steuer erkennbar sein. Im Zweifel nennst du beides.

Welchen Hinweis schreibe ich als Kleinunternehmer ins Angebot?

Ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ genügt. Ausgewiesen wird dann nur der Endpreis ohne Steuerbetrag.

Kann ich ein Angebot nachträglich ändern?

Vor der Annahme ja: Du kannst es zurückziehen oder ein neues schicken. Nach der Annahme brauchst du das Einverständnis des Kunden. Wir schreiben dann ein Nachtragsangebot mit den neuen Leistungen und dem neuen Preis.

Kostet ein Angebot Geld?

Üblicherweise nicht. Ein Angebot ist Teil der Akquise und wird nicht berechnet. Bei sehr aufwendigen Vorarbeiten, etwa einer Konzeption, kannst du eine Vergütung vorher ausdrücklich vereinbaren.

Wie lange muss ich Angebote aufbewahren?

Angebote zählen zu den Geschäftsbriefen und werden in der Regel sechs Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem das Angebot erstellt wurde. Speichere sie digital und benenne sie mit Nummer und Kundennamen.

Wie formuliere ich die Annahme eines Angebots?

Mit einem Satz, der auf die Angebotsnummer und das Datum Bezug nimmt, zum Beispiel: „Wir nehmen Ihr Angebot Nr. AN-2026-031 vom 30.10.2026 an.“ Optional nennt der Kunde den gewünschten Starttermin.

Welchen Satz schreibe ich unter ein Angebot?

Ein Schlusssatz mit Frist und nächstem Schritt, etwa: „Dieses Angebot gilt bis zum 13.11.2026. Antworten Sie einfach mit ‚Auftrag erteilt‘, dann starten wir am Montag.“ Dazu eine Grußformel.

Wie schreibe ich ein Angebot per E-Mail?

Du schickst das Angebot als PDF im Anhang und schreibst eine kurze Mail mit Betreff, Dank für das Gespräch, Hinweis auf die Gültigkeit und dem Satz, wann du dich wieder meldest. Das Muster dazu steht weiter oben im Artikel.

Wie wandle ich ein Angebot in eine Rechnung um?

Nach der Annahme übernimmst du Leistung und Preise in eine neue Rechnung mit eigener Rechnungsnummer und allen Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz. Im Rechnungsprogramm geht das per Klick. Bei Anzahlung stellst du zuerst eine Anzahlungsrechnung.

Welchen Stundensatz schreibe ich ins Angebot?

Den Satz, den du aus deinen Kosten, deinem Gewinnziel und den bezahlbaren Stunden ableitest. Er hängt von Branche, Erfahrung und Region ab. Schau dazu in den Beitrag zur Preiskalkulation weiter oben. Im Angebot nennst du den Satz netto und den geschätzten Umfang.

Gilt das auch in Österreich oder der Schweiz?

Der Aufbau ist gleich, die Regeln zu Steuer, Kleinunternehmern und Rechnungsangaben sind verschieden. Prüfe sie für dein Land vor dem Versand.

Brauche ich AGB für mein Angebot?

Pflicht ist das nicht, aber sinnvoll. Mit AGB regelst du Zahlungsziel, Korrekturrunden, Haftung und Nutzungsrechte einmal für alle Kunden. Im Angebot genügt ein Verweis, und der Kunde muss die AGB vor dem Vertragsschluss einsehen können.