Preise als Freelancer festlegen: Stundensatz, Tagessatz und Projektpreis richtig kalkulieren

Die erste Zahl im Angebot ist für viele Freelancer die schwerste. Wer seine Preise als Freelancer festlegen will, hat keinen Chef, der ein Gehalt vorgibt, und keine Preisliste, an der er sich festhalten kann. Setzt du als Freelancer den Satz zu niedrig an, arbeitest du für zu wenig Geld. Setzt du ihn zu hoch an, sagt der Kunde ab.

Wir haben unsere eigenen Preise mehrmals angepasst und dabei vor allem eines gelernt: Ein guter Preis braucht eine Rechnung und kein Bauchgefühl. In diesem Ratgeber zeigen wir den Rechenweg in sechs Schritten, ein komplettes Rechenbeispiel für den Stundensatz, die gängigen Preismodelle und Sätze für das Gespräch mit dem Kunden.

Du erfährst außerdem, wie du auf „zu teuer“ reagierst, wann sich eine Preiserhöhung lohnt und welche Fehler Freelancer beim Kalkulieren am häufigsten machen. Am Ende findest du eine Checkliste und die Antworten auf zwölf typische Fragen.

Das Wichtigste in Kürze

• Rechne rückwärts: Vom Wunschnetto über Steuern, Versicherungen und Betriebsausgaben zum nötigen Umsatz.
• Teile durch fakturierbare Stunden, nicht durch alle Arbeitsstunden. Akquise, Buchhaltung und Weiterbildung bezahlt dir als Freelancer niemand extra.
• Lege drei Preise fest: Preisuntergrenze, Zielpreis und Lernpreis.
• Wähle das Preismodell nach dem Auftrag: Stundensatz bei offenem Umfang, Festpreis bei klarem Ergebnis, Retainer bei laufender Arbeit.
• Nenne den Preis ohne Rechtfertigung und gib bei Rabatten nur etwas nach, wenn der Kunde eine Gegenleistung bringt.
• Prüfe deine Preise regelmäßig und erhöhe sie mit vier bis sechs Wochen Vorlauf.

Warum Freelancer ihre Preise zu niedrig ansetzen

Die meisten Freelancer vergleichen ihren Stundensatz am Anfang mit dem Stundenlohn eines Angestellten. Das führt fast immer zu einer zu niedrigen Zahl. Als Angestellter bekommst du Urlaub, Krankengeld, den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und einen Arbeitsplatz. Als Freelancer zahlst du alles selbst, und dazu kommt unbezahlte Arbeit.

Wir sehen vier Gründe, warum der Satz zu niedrig ausfällt:

• Vergessene Kosten: Krankenversicherung, Altersvorsorge, Steuern, Software, Steuerberater und Rücklagen fehlen in der Rechnung.
• Unbezahlte Zeit: Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Buchhaltung und Weiterbildung kosten Stunden, die kein Kunde zahlt.
• Urlaub und Krankheit: Wer nicht arbeitet, verdient nichts. Auch das muss im Satz stecken.
• Angst vor der Absage: Aus Sorge, den Auftrag zu verlieren, liegt der erste Preis oft unter dem, was die Arbeit wert ist.

Als Faustregel gilt: Dein Stundensatz als Freelancer muss deutlich über dem Stundenlohn einer vergleichbaren Festanstellung liegen, meist beim Doppelten. Wer sich unter Wert verkauft, holt das später nur schwer wieder herein, denn Kunden gewöhnen sich an den ersten Satz.

Drei Preise, die jeder Freelancer kennen muss: Untergrenze, Zielpreis und Lernpreis

Bevor wir rechnen, trennen wir drei Zahlen. Sie lösen das Problem, dass ein einziger Preis nie in jede Situation passt.

• Preisuntergrenze: Der Satz, bei dem du gerade deine Kosten, Steuern und dein Wunschnetto deckst. Darunter arbeitest du mit Verlust. Diese Zahl nennst du keinem Kunden.
• Zielpreis: Der Satz, den du im Angebot nennst. Er liegt über der Untergrenze und enthält Gewinn und Puffer.
• Lernpreis: Ein reduzierter Satz für ein neues Fachgebiet, eine Referenz oder einen Pilotkunden. Er gilt nur befristet, und du sagst dem Kunden, dass es ein Einführungspreis ist.

Die Preisuntergrenze ist dein Schutz als Freelancer in Verhandlungen. Wer sie kennt, muss nicht jedes Mal überlegen, ob ein Auftrag noch Sinn ergibt. Den Zielpreis passen wir nach Kunde und Projekt an, die Untergrenze bleibt gleich.

Stundensatz berechnen: Der Rechenweg in 6 Schritten

Der Stundensatz ist die Grundlage für fast alle anderen Sätze eines Freelancers. Auch Tagessatz und Festpreis leiten wir davon ab. Die Formel lautet:

(Wunschnetto + Steuern + Versicherungen + Altersvorsorge + Betriebsausgaben) ÷ fakturierbare Stunden = Mindest-Stundensatz

Schritt 1: Wunschnetto festlegen

Beginne als Freelancer mit der Frage, wie viel Geld du im Monat nach Steuern und Versicherungen zum Leben brauchst. Rechne Miete, Lebensmittel, Mobilität und Freizeit zusammen und nimm einen Puffer für Unvorhergesehenes dazu. Mal zwölf ergibt das Wunschnetto pro Jahr.

Schritt 2: Steuern und Sozialversicherung einrechnen

Als Freelancer zahlst du Einkommensteuer, Krankenversicherung und Pflegeversicherung selbst, dazu kommt die Altersvorsorge. Wie hoch die Beträge ausfallen, hängt von Gewinn, Familienstand und Rechtsform ab. Wir legen zu Beginn eine Steuerrücklage von etwa einem Viertel bis einem Drittel jeder Zahlung zurück.

Beachte, dass das Finanzamt im zweiten Jahr Vorauszahlungen festsetzen kann. Dann zahlst du die Steuer fürs laufende Jahr im Voraus und dazu die Nachzahlung fürs Vorjahr. Wer das nicht einplant, hat in diesem Jahr plötzlich zu wenig Geld.

Schritt 3: Betriebsausgaben und Rücklagen

Zu den Betriebsausgaben eines Freelancers gehören Software, Hardware, Büro oder Coworking-Platz, Telefon, Internet, Versicherungen, Steuerberater, Weiterbildung und Marketing. Liste alles auf, was du im Jahr zahlst. Rücklagen für einen neuen Laptop oder einen Auftragsausfall gehören ebenfalls hinein.

Schritt 4: Fakturierbare Stunden und Auslastung ermitteln

Hier machen die meisten Freelancer Fehler. Nicht jede Stunde, die du als Freelancer arbeitest, kannst du berechnen. Wir ziehen von den Arbeitstagen alles ab, was nicht beim Kunden landet:

217 Tage mal 8 Stunden ergeben 1.736 Stunden. Davon verbringst du einen großen Teil mit Akquise, Angeboten, Buchhaltung und Weiterbildung. Der Anteil, den du wirklich in Rechnung stellst, ist deine Auslastung, oft auch Auslastungsquote oder Billable Ratio genannt. Für Einsteiger sind 50 bis 60 Prozent realistisch, mit Erfahrung und festen Kunden sind 65 bis 75 Prozent möglich.

Als Gedankenstütze rechnen wir die unbezahlte Zeit in Tagen: etwa 2 bis 3 Tage pro Monat für Akquise, 1 bis 2 Tage pro Monat für Weiterbildung und einen halben Tag pro Woche für Buchhaltung und Verwaltung. Das sind im Jahr rund 70 Tage. Von 217 Tagen bleiben dann etwa 147 abrechenbare Tage, also gut 1.170 Stunden und knapp 68 Prozent Auslastung. Das passt zum Rechenbeispiel weiter unten.

Schritt 5: Stundensatz berechnen und Puffer aufschlagen

Jetzt setzt du alles zusammen. Teile den nötigen Jahresumsatz durch die fakturierbaren Stunden. Das Ergebnis ist dein Mindest-Stundensatz und damit deine Preisuntergrenze. Darauf schlagen wir einen Gewinnaufschlag von 10 bis 20 Prozent, damit Rücklagen, Preisschwankungen und Fehleinschätzungen abgedeckt sind. Daraus wird dein Zielsatz. Das Rechenbeispiel im nächsten Abschnitt zeigt jeden Schritt mit Zahlen.

Schritt 6: Mit dem Markt abgleichen

Erst am Ende prüfst du, ob dein Satz zum Markt passt. Er hängt von Branche, Fachgebiet, Erfahrung, Region und Kundengröße ab. IT-Berater und Finanzexperten erzielen meist höhere Sätze als Texter und Grafiker, große Unternehmen zahlen oft mehr als kleine Betriebe.

Diese Faktoren beeinflussen den Stundensatz eines Freelancers am stärksten:

• Branche und Fachgebiet: Beratung und IT liegen meist höher als Text und Grafik.
• Erfahrung und Spezialisierung: Wer ein enges Thema besetzt, kann mehr verlangen als ein Generalist.
• Region: In Großstädten sind die Sätze oft höher als auf dem Land.
• Kundengröße und Budget: Konzerne zahlen meist mehr als kleine Betriebe.
• Auftragsart: Beratung und Konzeption kosten mehr als reine Umsetzung.
• Nachfrage: Bist du ausgebucht, ist das ein Signal für einen höheren Satz.

Hilfreich sind Gespräche mit anderen Freelancern aus deiner Branche und ein Mentor, der die Preise kennt. Liegt dein Satz deutlich unter dem Markt, kannst du ihn anheben. Liegt er darüber, prüfe, ob du das mit Erfahrung, Spezialwissen oder Ergebnissen begründen kannst.

Wichtig: Orientiere dich bei der Rechnung an deinen Kosten, nicht am Markt. Der Markt zeigt dir nur, ob die Rechnung aufgeht.

Rechenbeispiel: Vom Wunschnetto zum Stundensatz

Wir rechnen ein vollständiges Beispiel für einen Freelancer, der 3.500 Euro netto im Monat verdienen will. Die Beträge für Steuern und Versicherungen sind Annahmen, deine Zahlen können deutlich abweichen.

Bei 217 Arbeitstagen und 8 Stunden pro Tag sind das 1.736 Stunden. Bei einer Auslastung von 65 Prozent bleiben 1.128 fakturierbare Stunden. Der Mindest-Stundensatz liegt also bei 74.600 ÷ 1.128 = rund 66 Euro. Mit 15 Prozent Puffer ergibt sich ein Zielsatz von rund 76 Euro. Der Tagessatz bei 8 Stunden beträgt damit etwa 608 Euro.

Wie stark die Auslastung den Satz bestimmt, zeigt diese Tabelle:

Wer erst am Anfang steht und nur die Hälfte der Zeit abrechnen kann, braucht fast 20 Euro mehr pro Stunde als jemand, der gut ausgelastet ist. Genau deshalb ist ein Vergleich mit anderen Freelancern ohne diese Rechnung wenig wert.

Faustformel: Vom Angestelltengehalt zum Stundensatz

Als grobe Gegenprobe taugt dein früheres Gehalt. Nimm das Bruttojahresgehalt einer vergleichbaren Stelle und multipliziere es mit 1,5 bis 2. Das ist der Jahresumsatz, den du als Freelancer brauchst, weil Arbeitgeberanteil, Urlaub, Krankheit und unbezahlte Zeit dazukommen.

Ein Beispiel: 55.000 Euro Brutto ergeben 82.500 bis 110.000 Euro Jahresumsatz. Geteilt durch 1.128 fakturierbare Stunden sind das 73 bis 97 Euro pro Stunde. Die Zahl ersetzt nicht die Rechnung, zeigt aber schnell, ob dein Stundensatz im Rahmen liegt. Der Faktor ist eine Faustformel aus unserer Erfahrung und keine feste Regel.

Umsatz, Gewinn und Netto: Was Freelancer oft verwechseln

Viele Freelancer freuen sich über einen hohen Umsatz und merken später, dass davon nur ein Teil übrig bleibt. Der Umsatz ist alles, was du in Rechnung stellst. Der Gewinn ist der Umsatz abzüglich der Betriebsausgaben. Das Netto bleibt nach Steuern, Versicherungen und Altersvorsorge. Erst das Netto kannst du ausgeben.

Im Rechenbeispiel sieht das so aus: Von 74.600 Euro Umsatz bleiben nach 9.000 Euro Betriebsausgaben 65.600 Euro Gewinn. Nach 8.000 Euro Einkommensteuer, 9.600 Euro Kranken- und Pflegeversicherung und 6.000 Euro Altersvorsorge sind es genau die 42.000 Euro Wunschnetto. Wer seinen Stundensatz aus dem Umsatz statt aus dem Netto ableitet, rechnet sich zu reich.

Versicherungen und Altersvorsorge für Freelancer

Als Freelancer sorgst du selbst für deine Absicherung, und die gehört in den Stundensatz. Wir unterscheiden vier Bereiche:

• Kranken- und Pflegeversicherung: Sie ist Pflicht, gesetzlich oder privat. Bei der freiwilligen gesetzlichen Versicherung richtet sich der Beitrag nach deinem Gewinn, es gibt aber einen Mindestbeitrag.
• Altersvorsorge: Viele Selbstständige sind nicht in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert und müssen selbst vorsorgen, etwa mit einer Rentenversicherung oder einem Sparplan.
• Berufshaftpflicht: Je nach Fach ist sie sinnvoll oder sogar vorgeschrieben, zum Beispiel bei Beratung und IT.
• Absicherung bei Krankheit: Krankentagegeld oder eine Berufsunfähigkeitsversicherung ersetzen einen Teil deines Einkommens, wenn du ausfällst.

Die Beiträge ändern sich mit deinem Gewinn. Wir rechnen deshalb mit festen Monatsbeträgen im Stundensatz und prüfen sie jedes Jahr. Für die Einordnung lohnt sich ein Gespräch mit einem Steuerberater und einem unabhängigen Versicherungsberater.

Zwei Preisbeispiele aus dem Alltag eines Freelancers

Mit dem Zielsatz von 76 Euro rechnen wir zwei typische Aufträge durch. Die Stunden sind Beispiele, nimm deine eigenen Erfahrungswerte.

Beispiel 1: Texter mit Festpreis

Ein Fachartikel mit 1.500 Wörtern braucht 2 Stunden Recherche, 4 Stunden Schreiben, 1 Stunde Überarbeitung und 1 Stunde Abstimmung mit dem Kunden. Das sind 8 Stunden. Bei 76 Euro ergibt das 608 Euro. Als Festpreis nennen wir 600 Euro netto, inklusive zwei Korrekturrunden. Umgerechnet sind das 0,40 Euro pro Wort. Wer für den Kunden eine große Reichweite erzeugt, kann zusätzlich Nutzungsrechte berechnen.

Beispiel 2: Berater mit Tagessatz

Ein Workshop dauert einen Tag. Dazu kommen ein halber Tag Vorbereitung und ein halber Tag Nachbereitung. Das sind 2 Tage. Bei einem Tagessatz von rund 608 Euro ergibt das 1.216 Euro netto. Reisekosten und Material rechnen wir getrennt ab. Fällt der Workshop kurzfristig aus, berechnen wir einen Teil des Tagessatzes, das steht schon im Angebot.

Stundensatz, Tagessatz oder Projektpreis: Welches Preismodell passt?

Das Preismodell entscheidet, wer das Risiko trägt. Beim Stundensatz trägt es der Kunde, beim Festpreis du als Freelancer. Wir wählen nach Auftrag:

Stundensatz: Vor- und Nachteile

Der Stundensatz ist für Freelancer einfach und fair, wenn der Umfang offen ist. Du rechnest jede Stunde ab, und Änderungswünsche kosten automatisch mehr. Der Nachteil: Der Kunde sieht keine Obergrenze. Wer effizient arbeitet, wird mit weniger Umsatz belohnt, weil er schneller fertig ist.

Tagessatz: Wann er sich lohnt

Der Tagessatz eines Freelancers ergibt sich aus dem Stundensatz mal acht, wird aber oft mit einem kleinen Aufschlag angesetzt, weil ein ganzer Tag beim Kunden andere Aufträge ausschließt. Er passt zu Workshops, Beratung und Einsätzen im Betrieb des Kunden. Lege vorher fest, ab wie vielen Stunden ein Tag als voll gilt.

Festpreis und Projektpreis

Ein Festpreis eignet sich, wenn du das Ergebnis genau beschreiben kannst. Der Kunde hat Planungssicherheit, und du verdienst mehr, wenn du schneller arbeitest. Berechne zuerst die Stunden, dann Puffer und Aufschlag. Alles, was nicht im Angebot steht, ist ein Nachtrag. Schreibe deshalb dazu, wie viele Korrekturrunden enthalten sind.

Monatspauschale und Retainer

Bei laufender Zusammenarbeit bieten wir eine Monatspauschale mit festem Stundenumfang an. Der Kunde zahlt jeden Monat denselben Betrag und kann den Umfang nutzen. Alles darüber wird nach Stundensatz abgerechnet. Für dich bedeutet das planbares Einkommen.

Paketpreise statt Einzelpreise

Mit zwei oder drei Paketen, etwa Basis, Standard und Komplett, vergleicht der Kunde nicht mehr dich mit anderen Freelancern, sondern die Pakete untereinander. In unseren Gesprächen wird meist das mittlere gewählt. Wer Pakete anbietet, kann sich später leichter vergrößern, wie im Beitrag über das Unternehmen skalieren beschrieben.

Wertbasierte Preisgestaltung

Bei der wertbasierten Preisgestaltung richtet sich der Preis nach dem Nutzen für den Kunden, nicht nach deiner Arbeitszeit. Bringt eine neue Website einem Betrieb geschätzt 40.000 Euro Mehrumsatz im Jahr, ist ein Honorar von 2.000 Euro, also 5 Prozent, leicht zu vertreten, auch wenn die Arbeit nur 20 Stunden dauert. Das funktioniert nur, wenn du den Nutzen belegen kannst und der Kunde ihn akzeptiert.

Hybridmodelle

Mischformen sind üblich: ein Festpreis für das Projekt und ein Stundensatz für Zusatzwünsche, oder eine Monatspauschale plus Tagessatz für Workshops. Wichtig ist, dass beide Teile im Angebot klar getrennt stehen.

Nebenkosten und Zusatzleistungen: all-inclusive oder getrennt abrechnen

Neben der reinen Arbeitszeit entstehen Kosten, die leicht vergessen werden: Reisen, Material, Lizenzen, Abstimmungen und Projektmanagement. Du hast zwei Wege. Beim All-inclusive-Satz steckt alles im Stundensatz oder im Festpreis. Das ist für den Kunden einfach, du trägst aber das Risiko. Bei der getrennten Abrechnung stellst du Nebenkosten einzeln in Rechnung.

Unsere Regel: Was in jedem Projekt anfällt, gehört in den Satz. Was von Auftrag zu Auftrag schwankt, rechnen wir getrennt ab.

Wichtig ist, dass die Regel im Angebot steht. Dann gibt es später keine Diskussion über Posten, an die niemand gedacht hat.

Preise nach Branche: Texter, Designer, Entwickler, Berater und Fotograf

Der Rechenweg für den Stundensatz bleibt gleich, die Preisart und die Zusatzposten unterscheiden sich je nach Fach:

Bei kreativen Arbeiten sind die Nutzungsrechte ein eigener Preisfaktor. Ein Logo für den Gebrauch im Laden kostet weniger als eines für eine bundesweite Kampagne.

Mit Positionierung höhere Preise durchsetzen

Ein Freelancer, der für alle alles macht, wird am Preis gemessen. Mit einem klaren Fachgebiet und einer klaren Zielgruppe zählt das Ergebnis. Genau darin liegt der stärkste Hebel für höhere Sätze.

• Zielgruppe benennen: Für wen arbeitest du am liebsten, und welches Problem löst du für sie?
• Eindeutiges Verkaufsargument: Was kannst du besser, schneller oder verlässlicher als andere? Formuliere es in einem Satz.
• Referenzen und Ergebnisse: Zahlen und Beispiele aus früheren Projekten stärken deinen Preis mehr als jede Selbstbeschreibung.
• Weiterbildung und Zertifikate: Sie belegen Spezialwissen, vor allem in technischen Fächern.
• Selbstbewusstsein: Wer den Preis unsicher oder entschuldigend nennt, verkauft sich schlechter. Du verkaufst ein Ergebnis, keine Stunden.

Preise für Einsteiger und Nebenberufler

Am Anfang fällt es besonders schwer, hohe Sätze zu nennen. Es fehlen Referenzen, und die Auslastung ist niedrig. Trotzdem rechnet ein Freelancer im Nebenberuf nach demselben Muster. Du hast vielleicht ein kleineres Wunschnetto und weniger Betriebsausgaben, aber auch weniger Stunden. Die Preisuntergrenze liegt deshalb oft höher, als viele erwarten.

• Rechne mit niedriger Auslastung: Plane 50 bis 60 Prozent fakturierbare Zeit ein.
• Nutze einen Lernpreis, aber befristet und mit klarer Begründung, etwa für die ersten drei Kunden.
• Verkaufe Ergebnisse, keine Stunden. Ein Festpreis fällt Einsteigern oft leichter als ein Satz pro Stunde.
• Sammle Referenzen, denn jede Empfehlung stärkt später deinen Satz.

Besonders Menschen, die ein Hobby zum Beruf machen, unterschätzen den Wert ihrer Arbeit. Mehr dazu im Beitrag, wie du ein Hobby zum Beruf machst. Wichtig ist, dass du die Arbeit wie ein Unternehmen kalkulierst, auch wenn du neben dem Hauptberuf startest.

Preise nach Kunde und Auftrag anpassen

Derselbe Stundensatz gilt nicht für jeden Kunden und jedes Projekt. Wir passen den Zielpreis in diesen Fällen an.

Privatkunden und Unternehmen

Gegenüber Unternehmen nennst du den Preis netto und weist die Umsatzsteuer aus. Privatkunden müssen den Endpreis inklusive Steuer sehen. Wer beides bedient, schreibt am besten beide Beträge hin.

Kleiner Auftrag, großer Auftrag

Kleine Aufträge haben einen hohen Anteil an Organisation, Angebot und Abstimmung. Wir setzen dafür einen Mindestbetrag an, damit sich der Auftrag lohnt. Bei großen Aufträgen ist ein kleiner Rabatt vertretbar, wenn dafür die Anzahlung höher ausfällt und die Arbeit planbar ist.

Konzern oder kleiner Betrieb

Große Unternehmen haben meist feste Budgets und zahlen Freelancern höhere Sätze, verlangen aber längere Zahlungsziele und mehr Papierkram. Kleine Betriebe entscheiden schneller, haben aber oft engere Budgets. Das Preisniveau darf sich unterscheiden, der Mindestsatz bleibt.

Eilauftrag und Eiltarif

Wenn ein Kunde etwas innerhalb von 24 Stunden braucht, verschiebst du andere Aufträge. Dafür nehmen wir einen Aufschlag, den wir schon im Angebot ausweisen. Üblich sind 25 bis 100 Prozent, je nach Aufwand.

Nutzungsrechte und Exklusivität

Wer exklusive Rechte oder ein Wettbewerbsverbot verlangt, schränkt deine Möglichkeiten ein. Das ist ein Grund für einen höheren Preis. Bei Standardleistungen mit einfacher Nutzung ist ein Aufschlag nicht nötig.

Preise im Gespräch und im Angebot nennen

Auch der beste Stundensatz bringt nichts, wenn du ihn als Freelancer unsicher nennst. Wir sagen den Preis in einem klaren Satz und halten danach den Mund. Zum Beispiel: „Das Projekt kostet 3.170 Euro netto im Festpreis, inklusive zwei Korrekturrunden.“ Das klingt ruhig und lädt zu keinem Handel ein.

Preis ohne Rechtfertigung nennen

Rechtfertige den Preis nicht mit deinen Kosten. Der Kunde interessiert sich für das Ergebnis, nicht für deine Miete. Erkläre stattdessen, was er bekommt und welchen Nutzen er davon hat. Mehr dazu im Beitrag, wie du dein kleines Unternehmen online vermarktest.

Preisspanne und Optionen

Wenn der Umfang noch offen ist, nenne eine Spanne, zum Beispiel 2.500 bis 3.500 Euro, und erkläre, wovon es abhängt. Besser noch: Biete zwei oder drei Optionen an. Der Kunde wählt dann zwischen Paketen, nicht zwischen Ja und Nein.

Soll ich meine Preise auf der Website veröffentlichen?

Das hängt vom Angebot ab. Bei Standardleistungen mit klarem Umfang sind veröffentlichte Preise ein Filter: Wer die Preise kennt, fragt nur an, wenn sie passen. Bei individuellen Projekten geht das nicht, weil jeder Auftrag anders ist. Wir arbeiten mit „ab“-Preisen und einer kurzen Erklärung, was enthalten ist. Wie du die passende Seite aufbaust, steht im Beitrag zur Website für ein Unternehmen.

Preisverhandlung: So reagierst du auf „zu teuer“

Fast jeder Freelancer hört früher oder später, dass der Preis zu hoch sei. Wichtig ist, dass du als Freelancer vorbereitet bist, deine Preisuntergrenze kennst und dich nicht nervös rechtfertigst.

Unsere Regeln für Verhandlungen:

• Kein Zugeständnis ohne Gegenleistung. Ein Rabatt gegen kürzere Zahlungsfrist, höhere Anzahlung, längere Laufzeit oder eine Referenz ist in Ordnung.
• Kürze den Umfang statt den Preis. Wer den Satz senkt, signalisiert, dass der erste Preis zu hoch war.
• Halte die Untergrenze. Unter diesem Satz lehnst du ab, auch wenn es schwerfällt.
• Verhandle ruhig und freundlich. Hart in der Sache, herzlich im Ton.
• Bereite dich vor. Überlege vor dem Gespräch, was du anbieten kannst und was nicht.

Zahlungsbedingungen als Teil deines Preises

Zum Preis eines Freelancers gehört auch, wann und wie das Geld kommt. Bei größeren Aufträgen verlangen wir eine Anzahlung von 30 bis 50 Prozent. Sie schützt vor Zahlungsausfall und zeigt, dass der Kunde es ernst meint. Bei langen Projekten teilen wir in Raten nach Meilensteinen auf.

• Zahlungsziel: 14 Tage netto sind üblich, bei neuen Kunden nehmen wir 7 bis 14 Tage.
• Raten: ein Teil bei Start, ein Teil bei Zwischenergebnis, der Rest nach Abnahme.
• Verzug: Ein Satz zu Mahnung und Verzugszinsen genügt im Angebot.
• Skonto: optional, etwa 2 Prozent bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.

Praktisch ist dafür eine klare Struktur im Angebot, die du bei jedem Auftrag wiederverwendest. Wie du ein vollständiges Dokument aufbaust, haben wir im Ratgeber zum Freelancer Angebot beschrieben.

Zeiterfassung und Nachkalkulation: So prüfst du deinen Stundensatz

Dein Stundensatz ist nur so gut wie deine Schätzung der Stunden. Wir erfassen deshalb jede Stunde, auch bei Festpreisen, mit einem einfachen Zeiterfassungsprogramm oder einer Tabelle. Nach jedem Projekt vergleichen wir geplante und tatsächliche Stunden. Das nennt man Nachkalkulation. Liegt die Abweichung öfter bei mehr als 20 Prozent, stimmt der Puffer nicht, oder du hast den Umfang zu knapp beschrieben.

So erhöhst du deine Auslastung

Je mehr Stunden du abrechnen kannst, desto niedriger darf der Stundensatz ausfallen. Diese Maßnahmen haben bei uns am meisten gebracht:

• Vorlagen für Angebote, Rechnungen und Standardmails sparen jede Woche mehrere Stunden.
• Feste Zeiten für Buchhaltung und Akquise verhindern, dass sie den Arbeitstag zerfasern.
• Stammkunden statt ständiger Neuakquise bringen planbare Aufträge.
• Monatspauschalen sichern einen Teil des Umsatzes im Voraus.
• Unrentable Kunden gibst du ab oder erhöhst ihnen den Satz.

Preise testen und anpassen

Dein erster Stundensatz als Freelancer ist eine Annahme, kein Beweis. Wir werten nach etwa fünf Angeboten aus: Wie viele Kunden haben zugesagt, wie viele abgesagt, und was war der Grund? Sagt fast jeder zu, liegst du vermutlich zu niedrig. Sagt fast jeder ab, prüfe Preis, Zielgruppe und die Art, wie du das Angebot erklärst.

Teste Änderungen immer nur an einer Stelle: ein höherer Satz bei neuen Kunden, ein anderes Paket oder ein neuer Aufbau des Angebots. Wie du Ideen günstig prüfst, zeigt der Beitrag Geschäftsidee kostengünstig testen. Halte die Ergebnisse in einer einfachen Tabelle fest, damit du Muster erkennst.

Preise erhöhen: Wann und wie du es Bestandskunden sagst

Kosten steigen, Erfahrung wächst, die Auslastung ist voll: Das sind gute Gründe für eine Preiserhöhung. Typische Signale sind:

• Du bist über Wochen ausgebucht und lehnst Anfragen ab.
• Fast jeder Kunde sagt ohne Rückfrage zu.
• Deine Kosten sind gestiegen, etwa für Versicherung, Software oder Büro.
• Du hast neue Kenntnisse oder Referenzen aufgebaut.
• Der letzte Preisanstieg liegt mehr als ein Jahr zurück.

Bei neuen Kunden erhöhst du sofort. Bei Bestandskunden kündigst du die Änderung vier bis sechs Wochen vorher an, damit sie planen können. Wir schreiben kurz und freundlich, nennen den neuen Satz und das Datum, ab dem er gilt, und danken für die Zusammenarbeit.

Ein Textbaustein, den wir verwenden: „Ab dem 1. Januar passen wir unseren Stundensatz auf 85 Euro netto an. Für laufende Projekte gilt bis zum 31. Dezember der bisherige Satz. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“ Eine ausführliche Begründung ist nicht nötig. Wer als Freelancer Preise anhebt, sollte das Maß behalten: Zehn bis fünfzehn Prozent sind für Kunden meist gut nachvollziehbar.

Typische Fehler beim Preise festlegen

• Preis am Markt statt an den Kosten: Wer als Freelancer den Satz der Konkurrenz übernimmt, übernimmt auch deren Kosten und Auslastung.
• Steuern und Versicherung vergessen: Das Ergebnis wirkt gut, bis die Nachzahlung kommt.
• Urlaub und Krankheit nicht eingerechnet: Ein Freelancer ist nicht 220 Tage im Jahr bezahlt beschäftigt.
• Akquise nicht bezahlt: Angebote, Gespräche und Buchhaltung gehören in den Satz.
• Rabatt ohne Gegenleistung: Das senkt den Wert deiner Arbeit und das Preisniveau bei diesem Kunden dauerhaft.
• Festpreis ohne Puffer: Jede Änderung geht dann auf deine Kosten, und bei Scope-Creep arbeitest du umsonst.
• Keine Preiserhöhung seit Jahren: Kosten und Erfahrung steigen, der Preis bleibt.
• Zu spät nach dem Preis gefragt: Wer den Preis erst nennt, wenn die Arbeit begonnen hat, verhandelt aus der schwächeren Position.

Kleinunternehmer und Steuern: Wie sie deinen Preis beeinflussen

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Voraussetzung ist ein Umsatz von höchstens 25.000 Euro im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Die genauen Regeln stehen in § 19 UStG. Für deine Preise bedeutet das: Du nimmst den Nettopreis als Endpreis, bekommst aber auch keine Vorsteuer erstattet.

Gegenüber Unternehmen ist die Regelung oft kein Problem, weil sie die Umsatzsteuer ohnehin zurückbekommen. Bei Privatkunden ist der niedrigere Endpreis ein Vorteil. Überschreitest du die Grenze, musst du Umsatzsteuer abführen und den Preis anpassen.

Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, beeinflusst außerdem die Gewerbesteuer. Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer. Gewerbetreibende zahlen sie erst oberhalb eines Freibetrags von 24.500 Euro Gewinn im Jahr. Das Finanzamt entscheidet über die Einordnung, im Zweifel fragst du einen Steuerberater.

Wer vom Nebenberuf in die Vollzeit wechselt, sollte seine Preise und die Steuerlage dabei neu prüfen. Hinweise dazu stehen im Beitrag vom Nebenberuf in die Vollzeit-Selbstständigkeit. Für Steuerfragen im Einzelfall lohnt sich ein Gespräch mit einem Steuerberater.

In 30 Tagen zu deinen Preisen: Ein Plan

• Woche 1: Wunschnetto, Jahreskosten, Arbeitstage und Auslastung berechnen. Daraus entsteht dein Mindest-Stundensatz.
• Woche 2: Preisuntergrenze, Zielpreis und Lernpreis festlegen. Für jede Leistung das passende Preismodell wählen und zwei oder drei Pakete bauen.
• Woche 3: Den Preis in drei Gesprächen oder Angeboten nennen und die Einwände notieren.
• Woche 4: Ergebnisse auswerten, den Satz anpassen und Vorlagen für Angebot und Preiserhöhung anlegen.

Checkliste: Sind deine Preise bereit?

• Wunschnetto und Jahreskosten sind berechnet.
• Steuern, Sozialversicherung und Altersvorsorge sind eingerechnet.
• Du kennst deinen Stundensatz, deine fakturierbaren Stunden und deine Auslastung.
• Preisuntergrenze, Zielpreis und Lernpreis sind festgelegt.
• Du hast das passende Preismodell für jeden Auftragstyp gewählt.
• Nutzungsrechte, Korrekturrunden und Nachträge sind im Angebot geregelt.
• Du kennst deine Reaktion auf „zu teuer“ und hältst die Untergrenze.
• Du prüfst deine Preise mindestens einmal im Jahr.

Fazit: Preise sind eine Entscheidung, die du regelmäßig prüfst

Wer seine Preise als Freelancer festlegen will, braucht keine Magie, sondern eine saubere Rechnung. Beginne beim Wunschnetto, rechne Steuern, Versicherungen und Betriebsausgaben dazu und teile durch die Stunden, die du wirklich abrechnen kannst. Daraus entstehen deine Untergrenze und dein Zielpreis.

Danach entscheidest du als Freelancer, welches Modell zu welchem Auftrag passt, wie du den Preis nennst und wann du ihn anhebst. Wir prüfen unsere Sätze einmal im Jahr und nach jedem größeren Projekt. Fang mit der Rechnung an, nenne den nächsten Preis ohne Entschuldigung und lass dich nicht unter deinem Mindestsatz handeln. Wer noch am Anfang der Selbstständigkeit steht, findet in der Existenzgründung Checkliste die nächsten Schritte.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie viel sollte ich als Freelancer pro Stunde verlangen?

Als Freelancer hängt dein Stundensatz von deinen Kosten, deiner Auslastung und deiner Branche ab. Eine feste Zahl gibt es nicht. Berechne erst deine Preisuntergrenze aus Wunschnetto, Steuern, Versicherungen und Betriebsausgaben, teile durch die fakturierbaren Stunden und schlage einen Puffer von 10 bis 20 Prozent auf.

Wie lege ich meine Preise fest, wenn ich gerade erst anfange?

Rechne als Freelancer mit einer vorsichtigen Auslastung von 50 bis 60 Prozent, weil Akquise und Verwaltung viel Zeit kosten. Der Satz wird dadurch höher, als viele erwarten. Wenn der Markt das nicht trägt, nutze einen befristeten Lernpreis für die ersten Kunden und sag das offen.

Stundensatz oder Pauschalpreis: Was ist besser?

Der Stundensatz passt bei offenem Umfang, der Pauschalpreis bei klar beschriebenem Ergebnis. Beim Pauschalpreis trägst du das Risiko für Mehraufwand, deshalb gehören Puffer und eine feste Zahl an Korrekturrunden ins Angebot.

Wie berechne ich meinen Tagessatz?

Multipliziere deinen Stundensatz mit acht. Manche setzen einen kleinen Aufschlag an, weil ein Tag beim Kunden andere Aufträge ausschließt. Lege im Angebot fest, ab wie vielen Stunden ein Tag als voll gilt.

Wie viel Gewinnaufschlag ist üblich?

Üblich sind 10 bis 20 Prozent auf die Preisuntergrenze. Wer neu startet oder unsicher kalkuliert, nimmt eher mehr, weil Kosten und Auslastung schwer einzuschätzen sind.

Wie viel Steuern muss ich in den Preis einrechnen?

Das hängt von Gewinn, Familienstand und Rechtsform ab. Als Orientierung legen wir ein Viertel bis ein Drittel jeder Zahlung zurück und lassen die genaue Rechnung vom Steuerberater prüfen. Dazu kommen Kranken-, Pflege- und Rentenvorsorge.

Wie viele Stunden kann ich im Jahr abrechnen?

Bei 217 Arbeitstagen und 8 Stunden pro Tag sind es 1.736 Stunden. Je nach Auslastung bleiben davon oft nur 50 bis 75 Prozent, also etwa 870 bis 1.300 fakturierbare Stunden.

Darf ich meine Preise auf der Website veröffentlichen?

Ja, das ist erlaubt und bei Standardleistungen sinnvoll. Bei individuellen Projekten arbeiten wir mit „ab“-Preisen und erklären, was enthalten ist. Gegenüber Privatkunden muss der Endpreis inklusive Umsatzsteuer erkennbar sein.

Wie erhöhe ich meine Preise bei Bestandskunden?

Kündige die Erhöhung vier bis sechs Wochen vorher kurz und freundlich an. Nenne den neuen Satz und das Datum, ab dem er gilt, und lass laufende Projekte zum alten Satz auslaufen. Bei neuen Kunden gilt der neue Preis sofort.

Was mache ich, wenn der Kunde den Preis zu hoch findet?

Frage zuerst, was genau zu viel ist: Umfang, Termin oder Gesamtsumme. Kürze lieber den Umfang, als den Satz zu senken, und gib nur bei einer Gegenleistung nach, zum Beispiel höherer Anzahlung oder kürzerem Zahlungsziel. Unter deiner Preisuntergrenze lehnst du ab.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer in den Preis einrechnen?

Nein, du weist keine Umsatzsteuer aus. Dein Nettopreis ist dein Endpreis, und auf dem Angebot steht der Hinweis nach § 19 UStG. Überschreitest du die Umsatzgrenzen, musst du Umsatzsteuer abführen und deinen Preis anpassen.

Brutto oder netto: Wie nenne ich meinen Preis?

Gegenüber Unternehmen nennst du den Nettopreis plus Umsatzsteuer. Gegenüber Privatkunden nennst du den Bruttopreis, also den Endpreis inklusive Steuer. Wer beide Gruppen bedient, schreibt im Angebot beide Beträge auf.

Was verdienen Freelancer in Deutschland im Durchschnitt?

Das streut stark nach Fachgebiet und Erfahrung. Marktstudien zeigen im Mittel einen Stundensatz von knapp über 100 Euro, bei Text und Grafik liegt er niedriger, bei Beratung und IT höher. Dein eigener Satz richtet sich trotzdem nach deiner Rechnung und nicht nach dem Durchschnitt.

Ist der Stundensatz brutto oder netto gemeint?

Der Stundensatz im Angebot ist der Nettosatz ohne Umsatzsteuer, aber vor Einkommensteuer, Sozialversicherung und Betriebsausgaben. Was dir davon bleibt, ist dein Netto.

Welche Ausgaben darf ich in den Preis einrechnen?

Alle betrieblichen Kosten wie Software, Hardware, Büro, Telefon, Versicherungen, Steuerberater, Weiterbildung und Marketing. Dazu kommen Altersvorsorge, Steuerrücklage und ein Puffer. Private Ausgaben stecken im Wunschnetto.

Wie hoch ist der Steuersatz für Freiberufler?

Die Einkommensteuer steigt mit dem Gewinn und hängt von Familienstand und Abzügen ab, eine feste Zahl gibt es nicht. Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer, Gewerbetreibende erst oberhalb des Freibetrags. Wir legen eine Rücklage an und lassen die genaue Rechnung vom Steuerberater prüfen.

Wie werden Freelancer bezahlt?

Meist per Rechnung nach der Leistung oder nach einem Meilenstein, bei größeren Aufträgen mit Anzahlung. Das Zahlungsziel liegt üblicherweise bei 14 Tagen. Bei laufender Zusammenarbeit rechnest du monatlich ab, zum Beispiel über eine Monatspauschale.